Chứng thực chữ ký là gì? Thủ tục chứng thực chữ ký trong các giấy tờ

Chứng thực chữ ký là một trong các thủ tục thường gặp trong cuộc sống hằng ngày. Vậy chứng thực chữ ký ở đâu? Những vấn đề cần biết về chứng thực chữ ký là gì? Hãy cùng Văn phòng công chứng Nguyễn Việt Cường tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.

1. Chứng thực chữ ký là gì?

Theo quy định tại khoản 3 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều có thể chứng thực chữ ký bởi nếu thuộc một trong các trường hợp nêu tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP sẽ không được chứng thực chữ ký cụ thể:

- Tại thời điểm chứng thực chữ ký, người yêu cầu không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình bởi một trong những điều kiện khi yêu cầu chứng thực là người yêu cầu phải minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.

- Chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc Căn cước công dân mà người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình không còn giá trị sử dụng hoặc bị giả mạo.

- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, trái đạo đức xã hội; có nội dung chống phá cách mạng; xuyên tạc lịch sử; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức khác; kích động chiến tranh…

- Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch trừ giấy uỷ quyền không có thù lao, bên được uỷ quyền không có nghĩa vụ bồi thường, không liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

2. Thủ tục chứng thực chữ ký trong các giấy tờ

Trình tự thực hiện

+ Người yêu cầu chứng thực chữ ký/điểm chỉ/không thể ký, không thể điểm chỉ được phải xuất trình các giấy tờ phục vụ việc chứng thực chữ ký.

+ Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch. Người phiên dịch phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu chứng thực sử dụng. Người phiên dịch do người yêu cầu chứng thực mời hoặc do cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định. Thù lao phiên dịch do người yêu cầu chứng thực trả.

+ Người thực hiện chứng thực (hoặc người tiếp nhận hồ sơ trong trường hợp tiếp nhận tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông) kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký/điểm chỉ trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:

* Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định phía dưới chữ ký được chứng thực hoặc trang liền sau của trang giấy tờ, văn bản có chữ ký được chứng thực; Nếu hồ sơ tiếp nhận tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thì người tiếp nhận hồ sơ ký vào dưới lời chứng theo mẫu quy định và chuyển hồ sơ cho người thực hiện chứng thực.

* Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Trường hợp lời chứng được ghi tại tờ liền sau của trang có chữ ký thì phải đóng dấu giáp lai giữa giấy tờ, văn bản chứng thực chữ ký và trang ghi lời chứng.

Cách thức thực hiện

Hình thức nộp hồ hơ và thời hạn giải quyết

Trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Trường hợp trả hồ sơ trong ngày làm việc tiếp theo thì người tiếp nhận hồ sơ phải có giấy biên nhận ghi cụ thể địa điểm, (ngày, giờ) trả hồ sơ cho người yêu cầu chứng thực.

Cơ quan thực hiện

• Uỷ ban Nhân dân xã, phường hoặc thị trấn.
• Phòng Tư Pháp
• Tổ chức hành nghề công chứng
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền
• Yêu cầu, điều kiện thực hiện

Trường hợp không được chứng thực chữ ký:

- Vào thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không ý thức và làm chủ được hành vi của bản thân.

- Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng ặc giả mạo.

- Giấy tờ hoặc văn bản do người yêu cầu chứng thực ký không có nội dung quy định theo Khoản 4 Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

- Giấy tờ hoặc văn bản có nội dung là hợp đồng hoặc thoả thuận; trừ Giấy uỷ quyền đối với những trường hợp Được uỷ quyền: (1) uỷ quyền trong việc gửi hộ hoặc giữ hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được uỷ quyền; (2) uỷ quyền lĩnh hộ tiền lương hưu hoặc bưu phẩm hưởng trợ cấp, phụ cấp; (3) uỷ quyền giúp trông coi nhà; (4) uỷ quyền của số thành viên hộ gia đình để vay tiền từ Ngân hàng chính sách xã hội; hoặc trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN VIỆT CƯỜNG

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Việt Cường: Thạc sĩ Luật học, nguyên là Giảng viên Trường Đại học Luật Hà Nội, Thẩm phán, Phó Chánh tòa Dân sự, Chánh tòa Lao động, Tòa án nhân dân tối cao. Ủy viên Hội đồng Thẩm phán Tòa án Nhân dân tối cao. Giảng viên kiêm chức đào tạo Luật sư và Thẩm phán của Học viện Tư pháp. 

Ngoài ra, chúng tôi có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

Địa chỉ: Số 184 Dương Bá Trạc, phường 2, quận 8, Thành phố Hồ Chí Minh

Hotline: 09.24.24.5656

Email: ccnguyenvietcuong@gmail.com