10 điều cần lưu ý khi soạn thảo hợp đồng ủy quyền

30/06/2025

Hợp đồng ủy quyền là một tài liệu pháp lý quan trọng, cho phép một bên (bên ủy quyền) ủy quyền cho một bên khác (bên nhận ủy quyền) thực hiện công việc hoặc hành động nhân danh mình. Để đảm bảo hợp đồng ủy quyền có giá trị pháp lý và tránh các tranh chấp không đáng có, dưới đây là 10 điều cần lưu ý khi soạn thảo hợp đồng ủy quyền.

1. Tư cách chủ thể

Cá nhân và pháp nhân: Các bên tham gia hợp đồng ủy quyền như bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền cần phải có tư cách pháp lý tương ứng. Cụ thể, cá nhân từ 15 tuổi trở lên có thể là bên nhận ủy quyền, với lưu ý rằng trong nhiều trường hợp, pháp luật yêu cầu người đại diện phải đủ 18 tuổi.
Hộ gia đình và tổ chức không có tư cách pháp lý: Những nhóm này có khả năng cử cá nhân đại diện để thực hiện giao dịch liên quan đến tài sản công cộng. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng mọi hành động mà cá nhân này thực hiện phải được sự đồng ý và bảo đảm tuân thủ pháp luật.

2. Phạm vi của hợp đồng ủy quyền

Xác định rõ ràng phạm vi ủy quyền: Cần chỉ rõ giới hạn trong việc ủy quyền, đảm bảo rằng bên ủy quyền chỉ có thể ủy quyền cho những công việc mà mình có quyền thực hiện. Ghi rõ phạm vi không những giúp bên nhận ủy quyền hiểu rõ nghĩa vụ mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý trong tương lai.
Ủy quyền lại: Bên nhận ủy quyền có thể ủy quyền lại cho người khác chỉ khi có sự đồng ý của bên ủy quyền hoặc trong trường hợp bất khả kháng. Sự ủy quyền lại này cần tuân theo các điều khoản đã được quy định trong hợp đồng ban đầu.

3. Hình thức hợp đồng

Phải được lập thành văn bản: Mặc dù hợp đồng ủy quyền có thể được thực hiện bằng hình thức lời nói, nhưng để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên, hợp đồng cần phải được lập thành văn bản. Trong nhiều trường hợp, để có giá trị pháp lý tối ưu, hợp đồng có thể yêu cầu phải được công chứng, đặc biệt đối với các giao dịch tài sản lớn như bất động sản.

4. Thời hạn của hợp đồng ủy quyền

Xác định rõ thời hạn: Hợp đồng cần chỉ rõ thời gian ủy quyền (ngày bắt đầu và ngày kết thúc). Nếu hợp đồng không ghi rõ thời gian cụ thể, nó có thể được coi là hợp đồng vô thời hạn, gây khó khăn trong việc kiểm soát và chấm dứt khi cần thiết.
Điều kiện chấm dứt: Nên quy định rõ ràng quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng của cả bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền, bao gồm việc thông báo trước cho bên kia thời gian hợp lý trước khi chấm dứt.

5. Quyền và nghĩa vụ của các bên

Quyền của bên ủy quyền: Bên ủy quyền được quyền yêu cầu bên nhận ủy quyền thực hiện công việc đúng theo phạm vi đã thỏa thuận. Bên ủy quyền cũng có quyền chấm dứt hợp đồng trong trường hợp cần thiết nếu bên nhận ủy quyền không tuân thủ các điều khoản đã cam kết.
Nghĩa vụ của bên ủy quyền: Bên này cần cung cấp đầy đủ thông tin và các tài liệu cần thiết cho bên nhận ủy quyền để họ có thể hoàn thành nhiệm vụ đã giao một cách hiệu quả.
Nghĩa vụ của bên nhận ủy quyền: Bên nhận ủy quyền phải thực hiện công việc theo đúng phạm vi đã được quy định trong hợp đồng và có trách nhiệm báo cáo kết quả công việc cho bên ủy quyền để đảm bảo tính minh bạch và sự hiệu quả trong công việc đã được giao.

Lưu ý khi soạn thảo hợp đồng ủy quyền

>>> Giải đáp: Dùng hợp đồng ủy quyền thay thế hợp đồng chuyển nhượng: Liệu có được không?

6. Điều khoản về xử lý tranh chấp

Thống nhất quy trình giải quyết tranh chấp: Khi soạn thảo hợp đồng ủy quyền, việc nêu rõ các phương thức giải quyết tranh chấp là cần thiết. Các bên nên xác định cụ thể cách thức xử lý tranh chấp, có thể thông qua:
- Thương lượng: Các bên có thể tự thỏa thuận để tìm ra phương án giải quyết tranh chấp một cách hòa bình.
- Hòa giải: Nếu thương lượng không thành công, có thể mời bên thứ ba làm trung gian hòa giải để tìm ra giải pháp.
- Tòa án: Cuối cùng, nếu hai phương án trước không đạt được kết quả, các bên có thể đưa vụ việc ra tòa án có thẩm quyền để được giải quyết.
Lợi ích: Một điều khoản rõ ràng về quy trình giải quyết tranh chấp không chỉ giúp tăng tính minh bạch mà còn tạo ra cơ sở pháp lý vững chắc để các bên thực hiện khi cần thiết.

7. Ngôn ngữ và hình thức rõ ràng

Tránh từ ngữ mơ hồ: Ngôn ngữ trong hợp đồng ủy quyền cần phải rõ ràng và dễ hiểu. Việc sử dụng các thuật ngữ pháp lý một cách cụ thể không chỉ bảo đảm rằng ý định của cả hai bên được thể hiện chính xác mà còn giúp giảm thiểu nguy cơ hiểu lầm.
Phong cách viết: Nên sử dụng ngôn ngữ trang trọng nhưng không quá phức tạp, giúp cả hai bên dễ dàng nắm bắt nội dung. Sắp xếp các điều khoản theo thứ tự logic để người đọc không gặp khó khăn trong việc theo dõi.
Ví dụ minh họa: Thay vì nói rằng “tích cực tham gia”, có thể đề cập rõ ràng rằng “bên nhận ủy quyền sẽ phải tham gia cuộc họp hàng tháng theo yêu cầu của bên ủy quyền”.

8. Công chứng hợp đồng

Nên cân nhắc công chứng: Đối với các hợp đồng có giá trị tài sản cao hoặc đó có tính phức tạp, công chứng sẽ tăng cường tính pháp lý, đồng thời tạo ra sự an tâm cho cả hai bên.
Lợi ích của công chứng: Hợp đồng đã được công chứng không chỉ chứng minh sự đồng ý của các bên mà còn giúp bảo vệ quyền lợi trong trường hợp có tranh chấp phát sinh. Hơn nữa, các hợp đồng công chứng thường có giá trị pháp lý cao hơn trong mắt pháp luật.
Thủ tục công chứng: Các bên cần chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan và đến cơ quan công chứng để được thực hiện thủ tục công chứng đúng quy định.

9. Bảo vệ quyền lợi của bên ủy quyền

Điều khoản giám sát: Cần có điều khoản cụ thể cho bên ủy quyền quyền giám sát các hoạt động của bên nhận ủy quyền. Điều này giúp bên ủy quyền kiểm tra và đánh giá việc thực hiện hợp đồng một cách thường xuyên.
Quyền chấm dứt hợp đồng: Bên ủy quyền nên có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng trong trường hợp bên nhận ủy quyền vi phạm cam kết. Điều này cần được thể hiện rõ ràng trong hợp đồng, cũng như trình tự thông báo trước khi chấm dứt hợp đồng. Bên ủy quyền cũng có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu vi phạm gây tổn thất.

10. Tìm kiếm sự tư vấn từ chuyên gia

Tham khảo luật sư hoặc chuyên gia pháp lý: Nếu các bên gặp khó khăn trong việc xác định quyền lợi, trách nhiệm hoặc cách thức soạn thảo hợp đồng một cách hợp pháp, việc tìm kiếm sự giúp đỡ từ luật sư hoặc chuyên gia pháp lý là cần thiết.
Giá trị của sự tư vấn: Các luật sư có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc về hệ thống pháp lý hiện tại, các xu hướng và quy định mới nhất, giúp bảo đảm hợp đồng tuân thủ đúng quy định và đạt được tính khả thi trong thực tiễn.
Chi phí và lợi ích: Các bên nên xem đây là một khoản đầu tư hợp lý, nhằm bảo vệ quyền lợi lâu dài và giảm thiểu các rủi ro pháp lý có thể xảy ra trong tương lai.

Lưu ý khi soạn thảo hợp đồng ủy quyền

>>> Tìm hiểu: Sự khác biệt giữa hợp đồng ủy quyền và hợp đồng đại diện.

Kết luận

Soạn thảo hợp đồng ủy quyền không chỉ đơn giản là việc điền thông tin mà còn bao gồm nhiều khía cạnh pháp lý khác nhau mà bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng. Một hợp đồng được soạn thảo đúng đắn sẽ bảo vệ quyền lợi của cả hai bên và giảm thiểu rủi ro pháp lý phát sinh.

Nếu bạn cần sự hỗ trợ chuyên nghiệp trong việc soạn thảo hợp đồng ủy quyền hoặc các giao dịch pháp lý khác, hãy liên hệ với Văn phòng công chứng Nguyễn Việt Cường qua số hotline 09.2424.5656 hoặc đến văn phòng trực tiếp. Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ pháp lý chất lượng, tận tâm và đáng tin cậy, giúp bạn thực hiện giao dịch một cách an toàn và hiệu quả. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn trên con đường đạt được thành công trong các giao dịch của mình!

>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trong hợp đồng ủy quyền: Lợi ích và quy trình.

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN VIỆT CƯỜNG

Miễn phí công chứng tại nhà - Phục vụ 24/7

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Việt Cường: Thạc sĩ Luật học, nguyên là Giảng viên Trường Đại học Luật Hà Nội, Thẩm phán, Phó Chánh tòa Dân sự, Chánh tòa Lao động, Tòa án nhân dân tối cao. Ủy viên Hội đồng Thẩm phán Tòa án Nhân dân tối cao. Giảng viên kiêm chức đào tạo Luật sư và Thẩm phán của Học viện tư pháp.

Ngoài ra, chúng tôi có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.