Thủ tục công chứng trực tuyến - online thực hiện thế nào?

Để thực hiện việc chuyển đổi số, việc tổ chức thí điểm công chứng trực tuyến trong quá trình xây dựng Luật Công chứng (sửa đổi) đã được lựa chọn bởi Bộ Tư pháp. Sau 7 năm thi hành Luật Công chứng 2014, Bộ Tư pháp cho biết rằng hoạt động công chứng vẫn chưa bắt kịp tiến bộ và ứng dụng công nghệ thông tin trong bối cảnh nền kinh tế đang chuyển đổi số, mặc dù đã có những kết quả tích cực. Nguyên nhân quan trọng được chỉ ra là do các quy định về trình tự, thủ tục công chứng vẫn khá cứng nhắc, không tạo nền tảng pháp lý cho việc chuyển đổi số. Việc khắc phục điều này là một trong những mục tiêu của quá trình xây dựng Luật Công chứng (sửa đổi)

Thừa nhận giá trị pháp lý của văn bản công chứng điện tử

Để thực hiện việc chuyển đổi số, việc tổ chức thí điểm công chứng trực tuyến trong quá trình xây dựng Luật Công chứng (sửa đổi) đã được lựa chọn bởi Bộ Tư pháp.

Sau bảy năm thi hành Luật Công chứng 2014, Bộ Tư pháp cho biết rằng hoạt động công chứng vẫn chưa bắt kịp tiến bộ và ứng dụng công nghệ thông tin trong bối cảnh nền kinh tế đang chuyển đổi số, mặc dù đã có những kết quả tích cực.

Nguyên nhân quan trọng được chỉ ra là do các quy định về trình tự, thủ tục công chứng vẫn khá cứng nhắc, không tạo nền tảng pháp lý cho việc chuyển đổi số. Việc khắc phục điều này là một trong những mục tiêu của quá trình xây dựng Luật Công chứng (sửa đổi)

Đồng thời với việc cải thiện quy trình công chứng truyền thống, để tạo nền tảng pháp lý cho việc chuyển đổi số hoạt động công chứng, giải pháp được lựa chọn là sửa đổi và bổ sung Luật Công chứng theo hướng thừa nhận giá trị pháp lý của văn bản công chứng điện tử và xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về công chứng.

Để cụ thể hơn, sẽ có bổ sung một điều mới về việc tiến hành hoạt động công chứng trên môi trường điện tử. Theo đó, văn bản công chứng điện tử do công chứng viên (CCV) xác nhận, ký bằng chữ ký số và được lưu trữ tại cơ sở dữ liệu công chứng tập trung, sẽ có giá trị pháp lý như văn bản công chứng do CCV ký trực tiếp và lưu giữ tại tổ chức hành nghề công chứng.

Ngoài ra, để mang lại thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp, luật sửa đổi sẽ bổ sung quy định cho phép người yêu cầu công chứng có thể yêu cầu và nộp hồ sơ thông qua email, tin nhắn, website hoặc các phần mềm được quy định.

Bất kỳ tổ chức công chứng nào đáp ứng đủ điều kiện để thực hiện quá trình công chứng trực tuyến và các nghiệp vụ công chứng khác trên nền tảng cơ sở dữ liệu công chứng tập trung đều cần tuân thủ theo yêu cầu công chứng được đặt ra bởi người yêu cầu công chứng.

Dự kiến việc thực hiện chuyển đổi số đối với hoạt động công chứng sẽ được tiến hành theo hai giai đoạn.

Trong giai đoạn 1 (số hóa hoạt động công chứng), các quy trình công chứng vẫn được thực hiện theo phương pháp truyền thống, nhưng sẽ có sự áp dụng công nghệ, kỹ thuật số để hỗ trợ cho từng bước cụ thể trong quy trình.

Khi bước sang giai đoạn 2 là chuyển đổi số, có thể sẽ cho phép thí điểm công chứng trực tuyến cho một số loại hợp đồng và giao dịch nhất định. Các hoạt động như ủy quyền, từ chối di sản có thể được thực hiện thông qua môi trường điện tử.

Việc thí điểm có thể được triển khai từ việc gửi hồ sơ qua mạng, kiểm tra và soạn thảo hợp đồng cho tới việc ký và xác nhận thông qua phương tiện điện tử. Khi cả người yêu cầu công chứng và người xác nhận đã có chữ ký số, việc ký số hoặc chữ ký điện tử có thể được áp dụng.

Theo Bộ Tư pháp, việc chuyển đổi số giúp tăng tốc quá trình gửi nhận thông tin, tiết kiệm chi phí và rút ngắn khoảng cách về không gian và thời gian trong quá trình công chứng.

Tuy nhiên, để triển khai thành công, cần thiết lập một nền tảng kỹ thuật ổn định bao gồm: mạng lưới ổn định; kho lưu trữ số an toàn; cơ sở dữ liệu liên quan; các loại chữ ký số; các dịch vụ ngân hàng điện tử; và hệ thống bảo mật.

Được sử dụng bản sao giấy tờ trong một số trường hợp

Hiện nay, quy định của khoản 8 Điều 40 và khoản 3 Điều 41 Luật Công chứng 2014 là"CCV yêu cầu người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại khoản 1 điều này để đối chiếu...". Trong đó, bao gồm bản chính giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng.

Tuy nhiên, theo đánh giá của Bộ Tư pháp, liên quan đến hợp đồng, giao dịch thì có những loại giấy tờ không cần thiết phải có bản chính. Điển hình là các loại giấy tờ hộ tịch để chứng minh các sự kiện chỉ xảy ra một lần duy nhất như giấy khai sinh, giấy chứng tử... hoàn toàn có thể sử dụng bản sao trích lục, thậm chí là bản sao có chứng thực để thay thế mà vẫn bảo đảm giá trị chứng cứ để minh cho tình tiết, sự kiện đó. Ít nhất là nó minh chứng được rằng tại thời điểm cấp bản sao đó đã tồn tại một bản chính hợp pháp với nội dung như vậy.

Do đó, Bộ Tư pháp đã đề xuất việc người có nhu cầu công chứng được sử dụng bản sao giấy tờ trong một số trường hợp cụ thể.

(i) Cho phép sử dụng bản sao trích lục và bản sao có chứng thực cho: Giấy khai sinh, giấy chứng tử, giấy đăng ký kết hôn (một số trường hợp cụ thể) trong các giao dịch về thừa kế, tặng cho...

(ii) Cho phép sử dụng bản sao có chứng thực cho sổ hộ khẩu, CMND, giấy xác minh nhân khẩu với mục tiêu để minh cho một số tình tiết cụ thể như minh CMND cũ, hộ khẩu thuờngxuyên trong quá khứ;

(iii) Có thể sử dụng bản chính hoặc bản sao giấy tờ, văn bản đã được công chứng nhằm xác nhận một vài thông tin ở thời điểm công chứng văn bản đó về việc tạo lập nhà đất, tình trạng kết hôn, tình trạng cư trú. ..

Với việc sử dụng linh hoạt những bản sao trích lục, bản sao có công chứng sẽ giúp cho nhân dân thuận tiện, nhanh chóng hơn đối với việc công chứng, đồng thời khắc phục được tình trạng tắc nghẽn do các giấy tờ văn bằng bản chính không thể được công chứng lại.

Công chứng trực tuyến là phù hợp với xu hướng

Quan điểm về giải pháp cho phép thí điểm công chứng trực tuyến của Bộ Tư pháp, theo ông Nguyễn Trí Hòa, Phó Chủ tịch Hội CCV TP.HCM, cho biết việc chuyển đổi số và thực hiện công chứng trên môi trường điện tử, hay còn gọi là công chứng trực tuyến là phù hợp với xu hướng chính phủ điện tử. Do đó, nếu triển khai thì ngành công chứng sẽ thực hiện theo chủ trương và quy định chung.

Theo quan điểm của một CCV tại TP.HCM, cũng nên hướng tới việc chuyển đổi số và áp dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực công chứng.

Tuy nhiên, theo quan điểm này thì hiện nay, khi tiếp nhận công chứng hợp đồng thì việc thực hiện phải là trực tiếp. Nghĩa là khi thực hiện công chứng thì CCV sẽ bị yêu cầu trao đổi trực tiếp với người cần công chứng và mọi yêu cầu công chứng cũng đều phải có giấy tờ xác minh.

Trong quá trình công chứng, CCV sẽ phải kiểm tra tính xác thật của giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đưa ra, có khi sử dụn máy soi hay phải tìm kiếm ý kiến từ các chiến sỹ. Để hướng tới việc áp dụn vào lĩnh vực này thì nhất thiết có quy trình rõ ràng để ngăn ngừa việc sử dụn giấy tờ giả trong quá trình thi hành các cuộc kiểm tra.

Mọi thắc mắc cần được giải đáp xin quý khách vui lòng liên hệ theo địa chỉ: 

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN VIỆT CƯỜNG

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Việt Cường: Thạc sĩ Luật học, nguyên là Giảng viên Trường Đại học Luật Hà Nội, Thẩm phán, Phó Chánh tòa Dân sự, Chánh tòa Lao động, Tòa án nhân dân tối cao. Ủy viên Hội đồng Thẩm phán Tòa án Nhân dân tối cao. Giảng viên kiêm chức đào tạo Luật sư và Thẩm phán của Học viện Tư pháp. 

Ngoài ra, chúng tôi có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

Địa chỉ: Số 184 Dương Bá Trạc, phường 2, quận 8, Thành phố Hồ Chí Minh

Hotline: 09.24.24.5656

Email: ccnguyenvietcuong@gmail.com