Uỷ quyền là gì? Công chứng, chứng thực văn bản uỷ quyền

Theo Điều 101 Bộ luật dân sự năm 2015, trong trường hợp hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân tham gia quan hệ dân sự, các thành viên của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân sẽ là chủ thể tham gia xác lập và thực hiện giao dịch dân sự hoặc ủy quyền cho người đại diện tham gia xác lập và thực hiện giao dịch dân sự. Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản, trừ trường hợp có thoả thuận khác. Khi có sự thay đổi người đại diện, bên tham gia quan hệ dân sự phải được thông báo. Trong trường hợp thành viên không được ủy quyền làm người đại diện, thành viên đó là chủ thể của quan hệ dân sự do mình xác lập và thực hiện. Việc xác định chủ thể của quan hệ dân sự khi có sự tham gia của hộ gia đình sử dụng đất được tiến hành theo quy định của Luật Đất Đai.

Đối với cá nhân, bên ủy quyền và bên được ủy quyền phải có năng lực hành vi dân sự. Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi có thể là người đại diện theo ủy quyền. Thời hạn ủy quyền do các bên thoả thuận hoặc theo pháp luật; nếu không có thoả thuận và pháp luật không có qui định nào khác, hợp đồng ủy quyền có hiệu lực trong vòng 01 năm kể từ ngày xác lập việc ủy quyền (Điều 563 Bộ luật dân sự năm 2015).

2. Nội dung (phạm vi) ủy quyền

Bộ luật Dân sự năm 2015 không quy định rõ phạm vi hay là những vấn đề được ủy quyền. Nội dung được quy định cụ thể tại một số văn bản pháp luật chuyên ngành (hộ tịch[1],...). Tuy nhiên, việc ủy quyền phải bảo đảm quy định chung tại Điều 3, Điều 9, Điều 10 Bộ luật Dân sự năm 2015. Theo đó, cá nhân, pháp nhân thực hiện quyền dân sự theo ý chí của mình, không được trái với các nguyên tắc cơ bản và giới hạn của việc thực hiện quyền dân sự.

- Các nguyên tắc cơ bản được gồm:

+ Bình đẳng cho mọi cá nhân, pháp nhân, không được phân biệt đối xử dựa trên bất kỳ lý do nào; quyền nhân thân và tài sản được bảo hộ đồng đều theo quy định của pháp luật.

+ Quyền, nghĩa vụ dân sự của cá nhân, pháp nhân được xác lập, thực hiện, chấm dứt trên cơ sở tự do và tự nguyện cam kết. Mọi cam kết và thỏa thuận không vi phạm luật lệ và không xâm phạm đạo đức xã hội có hiệu lực với các bên tham gia và phải được tôn trọng.

+ Việc xác lập, thực hiện, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự phải diễn ra một cách thiện chí và trung thực.

+ Quyền, nghĩa vụ dân sự không được ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, dân tộc hoặc lợi ích công cộng; cũng không xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của người khác.

+ Tự chịu trách nhiệm về việc không thực hiện hoặc thực hiện sai nghĩa vụ dân sự là trách nhiệm của cá nhân, pháp nhân.

- Hạn chế trong việc thực hiện quyền dân sự:

+ Không được lạm dụng quyền dân sự gây thiệt hại cho người khác hoặc vi phạm luật; cũng không được sử dụng mục đích khác trái luật.

+ Trường hợp không tuân theo các quy định đã nêu có thể buộc bồi thường thiệt hại; Tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền có thể áp dụng các biện pháp khắc phục theo luật.

3. Hình thức ủy quyền

Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định về hợp đồng ủy quyền từ Điều 562 đến Điều 569. Tại Điều 562 quy định: “Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định”.

Bộ luật Dân sự 2015 không quy định về hình thức Giấy ủy quyền. Tuy nhiên, Giấy ủy quyền lại được ghi nhận trên thực tế và tại nhiều văn bản khác, như: Điều 107 Luật Sở hữu trí tuệ 2005:

“1. Việc uỷ quyền tiến hành các thủ tục liên quan đến việc xác lập, duy trì, gia hạn, sửa đổi, chấm dứt, huỷ bỏ hiệu lực văn bằng bảo hộ phải được lập thành giấy uỷ quyền.

2. Giấy uỷ quyền phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, địa chỉ đầy đủ của bên uỷ quyền và bên được uỷ quyền;

b) Phạm vi uỷ quyền;

c) Thời hạn uỷ quyền;

d) Ngày lập giấy uỷ quyền;

đ) Chữ ký, con dấu (nếu có) của bên uỷ quyền.

3. Giấy uỷ quyền không có thời hạn uỷ quyền được coi là có hiệu lực vô thời hạn và chỉ chấm dứt hiệu lực khi bên uỷ quyền tuyên bố chấm dứt uỷ quyền”.

Hay tại khoản 19 Điều 20 Thông tư số 58/2020/TT-BCA ngày 16 tháng 6 năm 2020  của Bộ Công an  quy định về quy trình cấp, thu hồi đăng ký, biển số phương tiện giao thông cơ giới đường bộ, quy định về giải quyết một số trường hợp khi đăng ký, cấp biển số xe, trong đó xe là tài sản chung của vợ chồng: “a) Chủ xe tự nguyện khai là tài sản chung của vợ chồng, phải ghi đầy đủ họ, tên và chữ ký của vợ, chồng trong giấy khai đăng ký xe; trường hợp xe thuộc tài sản chung của vợ chồng đã đăng ký đứng tên một người, nay có nhu cầu đăng ký xe là tài sản chung của hai vợ chồng: Giấy khai đăng ký xe, có chữ ký của hai vợ chồng thì cơ quan đăng ký xe thu lại giấy chứng nhận đăng ký xe cũ, cấp giấy chứng nhận đăng ký xe mới; b) Xe của đồng sở hữu khi bán, cho, tặng phải có đủ chữ ký hoặc giấy ủy quyền bán thay của các chủ sở hữu”.

Như vậy, hình thức ủy quyền được thể hiện dưới hai hình thức: Hợp đồng ủy quyền và Giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật hoặc do các bên thỏa thuận.

4. Chứng thực, công chứng giấy ủy quyền

a) Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định “Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản” (điểm d khoản 4 Điều 24). Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 02/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, quy định chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền theo quy định tại khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cụ thể như sau:

“1. Việc ủy quyền theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thỏa mãn đầy đủ các điều kiện như không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản thì được thực hiện dưới hình thức chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền.

2. Phù hợp với quy định tại khoản 1 Điều này, việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

a) Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;

b) Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;

c) Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;

d) Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.

3. Đối với việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này thì không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền; người yêu cầu chứng thực phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch”.

 Như vậy, việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền chỉ được thực hiện trong trường hợp nêu trên.

b) Công chứng Giấy ủy quyền

Đối với việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP thì không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền; người yêu cầu chứng thực phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch.  

Đối với trường hợp công chứng giấy ủy quyền (công chứng giao dịch), cần xác định một số vấn đề pháp lý như sau:

Theo quy định tại Điều 116 Bộ luật Dân sự năm 2015 thì “Giao dịch dân sự là hợp đồng hoặc hành vi pháp lý đơn phương làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự”.

Như vậy, giao dịch dân sự có thể là hành vi pháp lý đơn phương. Đối với trường hợp giấy ủy quyền, văn bản thể hiện ý chí, hành vi pháp lý của một bên là bên ủy quyền. Trong trường hợp này, công chứng viên xác định công chứng giấy ủy quyền là hình thức công chứng giao dịch chỉ có một bên.

Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03 tháng 02 năm 2021 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng 2014 thì có 07 mẫu lời chứng sau đây:

- Lời chứng chung đối với hợp đồng (giao dịch);

- Lời chứng đối với hợp đồng ủy quyền trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng (Mẫu dùng cho bên ủy quyền; mẫu dùng cho bên được ủy quyền);

- Di chúc và văn sửa đổi/bổ sung/hủy bỏ di chúc

- Văn bản thỏa thuận phân chia/văn bản khai nhận di sản

- Văn bản từ chối nhận di sản

- Lời chứng đối với bản dịch.

Các mẫu lời chứng được nêu trên đều là mẫu lời chứng dành cho hợp đồng (giao dịch). Mẫu lời chứng thứ nhất được sử dụng khi có hai bên tham gia vào quan hệ hợp đồng, giao dịch; mẫu lời chứng thứ hai được áp dụng cho hợp đồng ủy quyền trong trường hợp các bên không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, không có mẫu lời chứng đối với giấy ủy quyền, hay còn gọi là mẫu lời chứng dành cho giao dịch chỉ có một bên trong quan hệ.

Do vậy, khi bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng, các công chứng viên sử dụng mẫu lời chứng để thực hiện công chứng giấy ủy quyền.

Để đảm bảo tính pháp lý trong việc công chứng giấy ủy quyền trong trường hợp này, Bộ Tư pháp được kiến nghị xem xét và hướn dẫn về việc sử dụng mẫu lời chứn để đảm bảo tính thống nhất và đồn bộ trong hoạt độn của các tổ chức công tác./.