Hồ sơ công chứng được lưu trữ trong bao lâu? Tìm hiểu quy định

23/05/2025

Hồ sơ công chứng đóng vai trò thiết yếu trong việc xác nhận tính hợp pháp của các giao dịch dân sự, bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ của các bên liên quan. Hiểu rõ hồ sơ công chứng được lưu trữ trong bao lâu không chỉ giúp bạn nắm giữ thông tin quan trọng mà còn chuẩn bị tốt hơn cho các giao dịch pháp lý trong tương lai. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết về các quy định liên quan tới thời gian lưu trữ hồ sơ công chứng theo luật Việt Nam hiện hành.

1. Thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng

1.1. Các quy định theo luật hiện hành

Theo Điều 64 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản hồ sơ công chứng. Cụ thể, bản chính của các văn bản công chứng và các tài liệu liên quan thuộc hồ sơ công chứng cần phải được lưu trữ trong ít nhất 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

Bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan: Việc lưu trữ hồ sơ công chứng trong khoảng thời gian dài này là cần thiết để đảm bảo các bên có thể tra cứu và sử dụng lại tài liệu khi cần thiết. Điều này không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi mà còn tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho các giao dịch trong tương lai.
Lưu trữ tại trụ sở: Tổ chức công chứng phải lưu giữ hồ sơ tại trụ sở, nơi mà các bên dễ dàng tiếp cận khi có nhu cầu. Nếu việc lưu trữ ngoài trụ sở là cần thiết, tổ chức đó phải có sự đồng ý bằng văn bản từ Sở Tư pháp, điều này giúp mọi quy trình đều được giám sát và minh bạch.

1.2. Bảo quản hồ sơ

Tổ chức công chứng không chỉ có trách nhiệm lưu trữ mà còn phải bảo quản hồ sơ an toàn và nghiêm ngặt. Các biện pháp bảo quản được thực hiện nhằm bảo vệ:

Tính toàn vẹn của tài liệu: Hồ sơ công chứng phải được bảo vệ khỏi các yếu tố như nước, lửa, và các rủi ro khác có thể làm hỏng tài liệu.
Bảo mật thông tin: Tổ chức công chứng cần thực hiện các biện pháp bảo mật cần thiết để bảo vệ thông tin cá nhân cũng như thông tin liên quan đến các giao dịch công chứng, đảm bảo rằng không ai ngoài các bên có liên quan có thể truy cập vào tài liệu đó.

2. Thời hạn có hiệu lực của văn bản công chứng

2.1. Hiệu lực văn bản công chứng

Văn bản công chứng có hiệu lực từ thời điểm ký và đóng dấu của công chứng viên. Thời hạn có hiệu lực này là một vấn đề quan trọng cần lưu ý:

Không quy định thời hạn cụ thể: Luật công chứng hiện tại không quy định thời hạn nhất định cho hiệu lực của văn bản công chứng. Điều này đồng nghĩa với việc, trong trường hợp không có thỏa thuận khác, văn bản công chứng có thể được hiểu là có hiệu lực vô thời hạn.
Thỏa thuận giữa các bên: Trong một số trường hợp, thời hạn có hiệu lực có thể được quy định bởi các bên tham gia giao dịch. Nếu không có thỏa thuận, các bên có quyền tự do xác định thời hạn hiệu lực của hợp đồng hoặc giao dịch đó.

2.2. Một số loại văn bản công chứng có thời hạn

Dưới đây là một số ví dụ về loại văn bản công chứng có thời hạn hiệu lực theo quy định:

Hợp đồng ủy quyền: Thời hạn hiệu lực sẽ theo thỏa thuận giữa các bên. Nếu không có quy định cụ thể, thường thời hạn này là 01 năm (theo Điều 563 Bộ luật Dân sự 2015).
Hợp đồng thuê nhà: Thời gian hiệu lực của hợp đồng này cũng sẽ phụ thuộc vào thỏa thuận giữa các bên và có thể kéo dài từ một vài tháng đến nhiều năm.

Hồ sơ công chứng được lưu trữ trong bao lâu?

>>> Xem thêm: Luật công chứng: Tìm hiểu đầy đủ các quy định quan trọng.

3. Quy định về chứng thực và lưu trữ tài liệu công chứng

3.1. Văn bản sao y chứng thực

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, không có quy định cụ thể về thời hạn cho việc chứng thực sao y bản chính. Do đó:

Bản sao y chứng thực có thể được xem như không có thời hạn, trừ một số trường hợp đặc biệt. Điều này có nghĩa là bản sao y chứng thực vẫn được xem là có giá trị pháp lý trừ khi có quy định khác.
Một số trường hợp đặc biệt: Ví dụ, phiếu lý lịch tư pháp có hiệu lực không quá 90 ngày khi nhập, thôi, hoặc trở lại quốc tịch Việt Nam. Chứng minh nhân dân thường có thời hạn 15 năm từ ngày cấp.

3.2. Thời hạn công chứng văn bản

Thời hạn công chứng cũng rất quan trọng và được quy định rõ tại Điều 43 Luật Công chứng 2014:

Thời hạn công chứng: Thời gian công chứng không quá 2 ngày làm việc. Đối với các hợp đồng và giao dịch phức tạp, thời gian này có thể kéo dài nhưng không được vượt quá 10 ngày làm việc.
Thời gian không tính: Thời gian xác minh, giám định nội dung hoặc niêm yết việc thụ lý không được tính vào thời hạn công chứng.
Công chứng ngay: Đặc biệt, nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, công chứng viên có thể hoàn thành công chứng ngay trong ngày nộp hồ sơ.

4. Quyền và nghĩa vụ của các bên trong hồ sơ công chứng

4.1. Quyền và nghĩa vụ của người yêu cầu công chứng

Người yêu cầu công chứng có một số quyền và nghĩa vụ nhất định, cần phải chú ý:

Quyền của người yêu cầu công chứng: Bao gồm quyền yêu cầu công chứng và nhận các thông tin chi tiết về quy trình và quy định liên quan từ công chứng viên.
Nghĩa vụ cung cấp thông tin: Người yêu cầu công chứng cần phải cung cấp đầy đủ thông tin và tài liệu liên quan theo yêu cầu của công chứng viên. Điều này rất quan trọng để đảm bảo hồ sơ được xử lý một cách chính xác và hiệu quả.

4.2. Giải quyết tranh chấp

Nếu có tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện hồ sơ công chứng, các bên có quyền kháng cáo hoặc khiếu nại các quyết định của tổ chức công chứng nếu cảm thấy quyền lợi của mình bị ảnh hưởng. Điều này được thực hiện theo quy định của pháp luật và hồ sơ sẽ được xem xét lại.

Hồ sơ công chứng được lưu trữ trong bao lâu?

>>> Tìm hiểu: Công chứng viên: Vai trò và chức năng trong giao dịch pháp lý.

Kết luận

Việc nắm rõ hồ sơ công chứng được lưu trữ trong bao lâu là rất quan trọng để bảo vệ quyền lợi của bạn trong các giao dịch pháp lý. Thời gian lưu trữ 20 năm, cùng với quy định về hiệu lực và các biện pháp bảo quản hồ sơ, là những điểm nổi bật trong Luật Công chứng 2014.

Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc có thắc mắc liên quan đến công chứng, hãy liên hệ với Văn phòng công chứng Nguyễn Việt Cường. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn với dịch vụ công chứng chất lượng, chuyên nghiệp. Để biết thêm chi tiết, vui lòng gọi cho chúng tôi qua hotline 09.2424.5656 hoặc ghé thăm văn phòng trực tiếp để nhận được tư vấn miễn phí và hỗ trợ nhanh chóng!

>>> Tìm hiểu: Điều kiện để trở thành công chứng viên và quy trình bạn cần biết.

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN VIỆT CƯỜNG

Miễn phí công chứng tại nhà - Phục vụ 24/7

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Việt Cường: Thạc sĩ Luật học, nguyên là Giảng viên Trường Đại học Luật Hà Nội, Thẩm phán, Phó Chánh tòa Dân sự, Chánh tòa Lao động, Tòa án nhân dân tối cao. Ủy viên Hội đồng Thẩm phán Tòa án Nhân dân tối cao. Giảng viên kiêm chức đào tạo Luật sư và Thẩm phán của Học viện tư pháp.

Ngoài ra, chúng tôi có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.