Thời gian thực hiện công chứng: Tìm hiểu Quy định và thực tiễn

22/05/2025

Công chứng là một quy trình pháp lý thiết yếu nhằm bảo vệ quyền lợi của các bên trong giao dịch và đảm bảo tính hợp pháp của các tài liệu, hợp đồng. Một trong những vấn đề được nhiều người đặc biệt quan tâm là thời gian thực hiện công chứng. Các quy định của pháp luật, thực tiễn triển khai, và các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian công chứng sẽ được chúng tôi phân tích trong bài viết này.

1. Quy định về thời gian công chứng theo luật

Theo Điều 43 Luật Công chứng năm 2014, quy định về thời gian công chứng được thiết lập rõ ràng và minh bạch. Điều này giúp các bên liên quan hiểu rõ về quy trình công chứng, đồng thời bảo đảm tính hợp pháp cho các giao dịch.

1.1. Thời gian tối đa

Thời gian công chứng thông thường: Đối với các hợp đồng và giao dịch đơn giản như hợp đồng thuê, ủy quyền hoặc hợp đồng mua bán với giá trị nhỏ, thời gian thực hiện công chứng không được vượt quá 02 ngày làm việc. Thời gian này bắt đầu tính từ ngày hồ sơ yêu cầu công chứng được thụ lý.
Thời gian cho hợp đồng phức tạp: Đối với các hợp đồng hoặc giao dịch có nội dung phức tạp như bất động sản, di chúc hoặc hợp đồng liên quan đến tài sản lớn, thời gian công chứng có thể kéo dài tới 10 ngày làm việc. Công chứng viên cần thời gian để xác minh, thẩm định các thông tin liên quan, đảm bảo rằng không có vấn đề pháp lý nào xảy ra liên quan đến giao dịch.

1.2. Thời gian tính

Cách tính thời gian: Thời gian công chứng được tính từ ngày văn phòng công chứng thụ lý hồ sơ cho đến ngày trả kết quả.
Lưu ý quan trọng: Các giai đoạn như thẩm định, xác minh thông tin, hay tiến hành giám định nội dung không được tính vào thời gian này. Điều này có nghĩa là người yêu cầu công chứng có thể phải chờ đợi thêm thời gian để đảm bảo mọi thông tin đều chính xác trước khi công chứng chính thức được thực hiện.

2. Thời gian thực hiện công chứng trong thực tế

Trên thực tế, thời gian công chứng có thể thay đổi và không tương đồng hoàn toàn với quy định của pháp luật, tùy thuộc vào nhiều yếu tố như độ phức tạp của hồ sơ, thời gian làm việc của văn phòng công chứng, và sự chuẩn bị hồ sơ của người yêu cầu công chứng.

2.1. Hồ sơ đơn giản

Thời gian xử lý nhanh: Đối với những hợp đồng hoặc giao dịch mà tài liệu đi kèm đã đầy đủ và rõ ràng, công chứng viên có thể tiến hành công chứng ngay trong ngày thụ lý hồ sơ. Điều này thường xảy ra với các hợp đồng đơn giản như hợp đồng cho thuê nhà, hợp đồng ủy quyền đơn giản, hay các giao dịch có giá trị nhỏ.
Ưu điểm: Thực hiện nhanh chóng không chỉ tiết kiệm thời gian cho người yêu cầu mà còn giúp công chứng viên hoàn thành nhiều hồ sơ trong một ngày.

2.2. Hồ sơ phức tạp

Thời gian xử lý kéo dài: Đối với các hồ sơ yêu cầu kiểm tra và xác minh kỹ lưỡng, thời gian công chứng có thể kéo dài từ 3 đến 10 ngày. Ví dụ, đối với các hợp đồng bất động sản, hợp đồng mua bán xe ô tô hay di chúc cần sự rõ ràng trong thông tin và quyền sở hữu, công chứng viên cần thời gian để duyệt xét và xác minh tính hợp pháp của hồ sơ.
Sự cần thiết của thời gian: Việc kéo dài này không chỉ bảo vệ quyền lợi của người yêu cầu mà còn nhằm ngăn chặn hành vi gian lận hay tranh chấp pháp lý sau này.

2.3. Nhu cầu công chứng nhanh

Thực hiện trong trường hợp cần gấp: Trong một số trường hợp khẩn cấp mà người yêu cầu cần công chứng ngay, nếu đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và văn phòng công chứng không quá bận rộn, công chứng có thể được thực hiện nhanh chóng.
Tình huống cần thiết: Ví dụ, khi cần công chứng tài liệu cho thủ tục xuất khẩu hoặc để đảm bảo thời hạn, chức năng của văn phòng công chứng trong việc xử lý nhanh chóng là rất quan trọng.

3. Các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian công chứng

Có nhiều yếu tố có thể làm thay đổi thời gian thực hiện công chứng. Dưới đây là một số yếu tố chính:

3.1. Tính phức tạp của hợp đồng

Nội dung hợp đồng: Nếu hợp đồng yêu cầu xác minh thông tin từ các bên thứ ba, hoặc cần tham khảo ý kiến của luật sư để đảm bảo nội dung hợp đồng hợp pháp, việc công chứng sẽ tự nhiên kéo dài hơn.
Ví dụ thực tế: Các hợp đồng liên quan đến bất động sản thường yêu cầu kiểm tra giấy tờ liên quan rất cẩn thận, và công chứng viên cần xác minh rằng không có tranh chấp nào liên quan đến bất động sản đó.

3.2. Sự bận rộn của văn phòng công chứng

Khối lượng công việc: Nếu văn phòng công chứng hiện có nhiều hồ sơ đang chờ xử lý hoặc trong thời gian cao điểm, sẽ dễ dẫn đến tình trạng quá tải, từ đó làm kéo dài thời gian thực hiện công chứng.
Sự ảnh hưởng đến thời gian: Sự chậm trễ có thể xảy ra khi công chứng viên bị yêu cầu phải hoàn thành nhiều hồ sơ cùng lúc, và điều này cần được cân nhắc khi lựa chọn thời điểm đến công chứng.

Thời gian thực hiện công chứng

>>> Tìm hiểu: Các giấy tờ cần thiết cho việc công chứng gồm những gì?

3.3. Chuẩn bị hồ sơ

Khả năng chuẩn bị của người yêu cầu: Để tránh làm chậm trễ thời gian công chứng, người yêu cầu cần chuẩn bị hồ sơ một cách đầy đủ và chính xác theo yêu cầu của pháp luật.
Tác động nếu thiếu sót: Nếu người yêu cầu không cung cấp đầy đủ thông tin hoặc tài liệu, công chứng viên sẽ phải yêu cầu bổ sung, việc này không chỉ kéo dài thời gian mà còn gây bất tiện cho cả hai bên.

3.4. Các trường hợp đặc biệt

Tình huống cần xử lý đặc biệt: Những người yêu cầu công chứng là người già yếu hoặc không thể di chuyển có thể gặp khó khăn hơn trong việc thực hiện công chứng, dẫn đến việc công chứng viên phải đến tận nhà để thực hiện công chứng.
Thực tế: Các trường hợp này thường yêu cầu một quy trình riêng biệt và có thể kéo dài thời gian thực hiện công chứng, tùy thuộc vào khả năng di chuyển của người yêu cầu.

4. Hậu quả và xử phạt khi công chứng không đúng thời hạn

Công chứng viên cần thực hiện công chứng trong thời hạn theo quy định. Nếu không thực hiện đúng thời gian này, công chứng viên có thể bị xử phạt theo quy định tại Nghị định 82/2020/NĐ-CP.

Mức phạt:
- Khung hình phạt: Mức phạt đối với hành vi không thực hiện đúng thời hạn công chứng có thể dao động từ 3.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng tùy vào mức độ vi phạm.
- Hệ quả: Việc này không chỉ làm giảm uy tín của văn phòng công chứng mà còn khiến người yêu cầu phải chịu thiệt hại về quyền lợi hợp pháp trong giao dịch.
Thời hiệu xử phạt:
- Thời hạn xử lý vi phạm: Thời hiệu xử phạt là 01 năm kể từ khi xảy ra hành vi vi phạm. Điều này có nghĩa là nếu trong thời gian này, công chứng viên không tuân thủ đúng quy định, họ vẫn có thể bị xử phạt.
- Tác động đến người yêu cầu: Việc không tuân thủ thời gian công chứng sẽ gây khó khăn cho người yêu cầu, ảnh hưởng đến quyền lợi của họ trong các giao dịch mà họ đang thực hiện.

5. Lời khuyên để rút ngắn thời gian công chứng

Người yêu cầu công chứng có thể thực hiện một số bước cụ thể để tăng tốc quá trình công chứng, từ đó tiết kiệm thời gian và công sức của mình.

5.1. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ

Kiểm tra kỹ lưỡng: Trước khi đến văn phòng công chứng, hãy tìm hiểu kỹ các yêu cầu hồ sơ cần thiết và đảm bảo rằng tất cả tài liệu đã được chuẩn bị đầy đủ và chính xác, đúng định dạng pháp lý.
Danh sách tài liệu cần thiết: Lập danh sách tất cả giấy tờ cần thiết như giấy tờ tùy thân, các chứng từ liên quan đến tài sản, hợp đồng mà bạn yêu cầu công chứng, v.v.

5.2. Tham khảo trước với văn phòng công chứng

Trao đổi thông tin: Lên lịch hẹn và trao đổi với văn phòng công chứng về thời gian và quy trình công chứng sẽ giúp bạn nắm rõ các yêu cầu trước khi đến.
Dịch vụ tư vấn: Nhiều văn phòng công chứng hiện nay đề xuất dịch vụ tư vấn qua điện thoại hoặc trực tuyến để cung cấp thông tin cần thiết cho khách hàng.

5.3. Lựa chọn văn phòng công chứng có uy tín

Đánh giá và lựa chọn: Chọn văn phòng công chứng có uy tín, chuyên nghiệp và sẵn sàng hỗ trợ làm việc nhanh chóng sẽ là yếu tố giúp bạn tiết kiệm thời gian công chứng.
Tham khảo ý kiến: Hãy tham khảo ý kiến từ bạn bè, người thân hoặc tìm kiếm đánh giá trên mạng để có lựa chọn tốt nhất.

Thời gian thực hiện công chứng

>>> Khám phá: Các hình thức công chứng phổ biến tại Việt Nam: Tìm hiểu và ứng dụng.

Kết luận

Thời gian thực hiện công chứng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến quá trình giao dịch của bạn. Hiểu rõ các quy định liên quan đến thời gian công chứng và các yếu tố thực tiễn sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn và thực hiện các giao dịch một cách thuận lợi. Nếu bạn cần hỗ trợ hoặc tư vấn về dịch vụ công chứng, hãy liên hệ với Văn phòng công chứng Nguyễn Việt Cường qua số hotline 09.2424.5656 hoặc ghé thăm văn phòng trực tiếp. Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ công chứng nhanh chóng, hiệu quả và chuyên nghiệp, giúp bạn giải quyết mọi nhu cầu công chứng một cách dễ dàng!

>>> Tìm hiểu: Quy định chung về công chứng tại Việt Nam: Tìm hiểu chi tiết.

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN VIỆT CƯỜNG

Miễn phí công chứng tại nhà - Phục vụ 24/7

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Việt Cường: Thạc sĩ Luật học, nguyên là Giảng viên Trường Đại học Luật Hà Nội, Thẩm phán, Phó Chánh tòa Dân sự, Chánh tòa Lao động, Tòa án nhân dân tối cao. Ủy viên Hội đồng Thẩm phán Tòa án Nhân dân tối cao. Giảng viên kiêm chức đào tạo Luật sư và Thẩm phán của Học viện tư pháp.

Ngoài ra, chúng tôi có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.