Thủ tục công chứng hợp đồng, uỷ quyền và chứng nhận chữ ký

Đã có rất nhiều vụ việc tranh chấp đáng tiếc xảy ra liên quan đến hợp đồng giao dịch, uỷ quyền, tài sản hoặc di sản thừa kế và chứng thực chữ ký. Lý do cho sự trang chấp này do không đảm bảo bảo được quyền lợi hợp pháp của các bên trong hợp đồng. Chính vì vậy mà việc công chứng các giấy tờ, hợp đồng này đã trở thành một việc vô cùng cần thiết để các văn bản này có hiệu lực và giá trị pháp lý. Bên cạnh đó nó cũng phòng tránh các rủi ro không may xảy ra đối với các bên trong hợp đồng giao dịch. Tuy nhiên thì quy trình công chứng được diễn ra như thế nào? Các bước tiến hành ra sao? Thủ tục công chứng hợp đồng giao dịch, uỷ quyền, tài sản hoặc di sản thừa kế và chứng thực chữ ký sẽ giải đáp các câu hỏi trên. 

Thủ tục công chứng hợp đồng giao dịch, uỷ quyền, tài sản hoặc di sản thừa kế và chứng nhận chữ ký

Công chứng hợp đồng giao dịch tài sản hoặc di sản thừa kế

Thủ tục công chứng này chỉ thực hiện khi người yêu cầu công chứng có mặt trực tiếp tại Đại sứ quán. Đối với các hợp đồng, giao dịch, Đại sứ quán có thẩm quyền công chứng: di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền và các hợp đồng, giao dịch khác. Tuy nhiên nó không bao gồm hợp đồng mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam. 

Đầu tiên thì người có mong muốn chứng thực hoặc công chứng hợp đồng, giao dịch sẽ liên hệ với cơ quan công chứng trong nước để có được mẫu giấy tờ chuẩn theo quy định. Tiếp đó người này cần phải in và chuẩn bị các giấy tờ, mẫu giấy tờ cùng với đó là đọc thật kỹ các nội dung liên quan trước khi mang tới Đại sứ Quán để làm thủ tục. Khi đến Đại sứ quán, phải nhớ mang theo các giấy tờ tùy thân có thể hộ chiếu, thẻ xanh hoặc bằng lái xe theo cùng. Trong quá trình công chứng, chứng thực hợp đồng giao dịch người đề nghị công chứng cần phải đọc lại nội dung giấy tờ của mình và ký xác nhận trước mặt cán bộ Đại sứ quán.

Công chứng giấy tờ và hợp đồng ủy quyền tài sản hoặc di sản thừa kế

Đối với việc ủy quyền thì được thể hiện được hai hình thức là giấy ủy quyền cá nhân và hợp đồng ủy quyền trong đó có bên ủy quyền và bên được ủy quyền.  Mẫu hợp đồng ủy quyền có thể tham khảo theo mẫu quy định của Đại sứ quán. Đối với hợp đồng ủy quyền mà bên được ủy quyền không cùng có mặt tại Hoa Kỳ để ký thì bên ủy quyền ký và làm thủ tục chứng nhận chữ ký tại Hoa Kỳ. Sau đó hợp đồng này phải được bên được ủy quyền ký tiếp tại văn phòng công chứng ở Việt Nam để được công chứng chữ ký. Sau khi công chứng chữ ký hoàn thành thì hợp đồng ủy quyền này mới có giá trị hiệu lực và tính pháp lý. Người Việt Nam đang làm việc, học tập, hoặc cư trú tại Hoa kỳ có thể trực tiếp đến Đại sứ quán để ký tên trước mặt viên chức lãnh sự vào hợp đồng ủy quyền giải quyết các vấn đề liên quan đến tài sản hoặc di sản thừa kế tại Việt Nam. Tuy nhiên điều này cần phải được Đại sứ quán chứng thực chữ ký để sử dụng tại Việt Nam.

Người yêu cầu công chứng hợp đồng ủy quyền cần xuất trình các giấy tờ kèm theo :  

• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hợp pháp của người ủy quyền đối với tài sản hoặc di sản thừa kế (bản sao có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam). 
• Bản sao hộ chiếu Hoa kỳ (trang có ảnh và chữ ký) nếu người ủy quyền mang hộ chiếu Hoa Kỳ; hoặc thẻ xanh và bằng lái xe. Bản sao hộ chiếu Việt Nam (từ trang 1 đến trang 4) nếu người ủy quyền đang mang hộ chiếu Việt Nam. Nếu tên trong khai sinh Việt Nam, và tên trong giấy tờ hiện nay của quý vị khác nhau, quý vị cần có giấy xác nhận quý vị có hai tên (quý vị có thể nộp bản photocopy giấy nhập quốc tịch, nếu ở mặt sau của giấy này có ghi tên Việt Nam trước khi vào quốc tịch của quý vị) hoặc các giấy tờ khác của Hoa Kỳ hoặc của Việt Nam xác nhận về việc đổi tên của Quý vị.
• Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ khẩu của người được ủy quyền tại Việt Nam (bản sao có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam)

Lưu ý : Hợp đồng ủy quyền và các giấy tờ liên quan cần thêm 01 bản photocopy để lưu tại Đại sứ quán.

Nếu không thể có mặt tại trụ sở Đại sứ quán thì có thể gửi hợp đồng ủy quyền và các giấy tờ như yêu cầu nêu trên để được chứng thực. Tuy nhiên, trên Hợp đồng ủy quyền cần có:

• Xác nhận của Công chứng viên (Notary Public) hoặc Lục sự Quận (County Clerk) đối với chữ ký của quý vị; và
• Xác nhận của Bộ Ngoại giao Tiểu bang (State-level Secretary of State or its Authentication Office) đối với chữ ký của Công chứng viên hoặc Lục sự Quận đó.  

Lệ phí: Trả bằng Credit card hoặc check.  

Thời gian giải quyết: 5 ngày làm việc kể từ khi Đại sứ quán nhận được đầy đủ hồ sơ.

Gửi trả kết quả: Đại sứ quán có thể gửi trả kết quả qua đường bưu điện bằng dịch vụ có tracking number USPS Express Mail. Tuy nhiên cần phải cung cấp bì thư để trả cước phí và ghi rõ địa chỉ. 

>>>Xem thêm: văn phòng công chứng có mức phí công chứng rẻ nhất TP. HCM

Chứng nhận chữ ký

Đại sứ quán không có thẩm quyền thực hiện chứng thực chữ ký người yêu cầu trong các trường hợp:

• Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình;
• Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo;
• Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
• Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

Ngoài các trường hợp trên Đại sứ quán sẽ có thẩm quyền công chứng, chứng nhận chữ ký theo yêu cầu của người cần chứng thực. Tuy nhiên quy trình của việc chứng thực, chứng nhận chữ ký cần phải tuân theo những quy định pháp luật đã được đề ra. 

Với những nội dung đã chia sẻ ở trên giúp các bạn có thêm những hiểu biết về thủ tục công chứng hợp đồng giao dịch, uỷ quyền, tài sản hoặc di sản thừa kế và chứng nhận chữ ký. Nếu có bất cứ câu hỏi hay thắc mắc về vấn đề này hay có nhu cầu muốn công chứng giấy tờ, hợp đồng thì hãy liên hệ với chúng tôi qua những thông tin dưới đây.

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN VIỆT CƯỜNG

Địa chỉ: Số 184 Dương Bá Trạc, phường 2, quận 8, Thành phố Hồ Chí Minh

Hotline: 09.24.24.5656

Email: ccnguyenvietcuong@gmail.com