Giấy tờ công chứng mua bán chung cư: Các giấy tờ cần thiết

05/06/2025

Khi thực hiện mua bán căn hộ, công chứng hợp đồng là bước bắt buộc để giao dịch có hiệu lực pháp lý. Tuy nhiên, không ít người mua và người bán vẫn còn băn khoăn không biết cần chuẩn bị những giấy tờ gì để thực hiện công chứng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ giấy tờ công chứng mua bán chung cư gồm những gì, từng bên cần chuẩn bị ra sao, và lưu ý gì khi nộp hồ sơ tại văn phòng công chứng.

1. Tại sao cần công chứng khi mua bán chung cư?

Theo quy định tại Luật Nhà ở và Luật Công chứng, hợp đồng mua bán nhà ở (bao gồm cả chung cư) bắt buộc phải được công chứng hoặc chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền. Việc công chứng không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

Tính hợp pháp: Hợp đồng mua bán chỉ có giá trị pháp lý khi được công chứng, đây là cơ sở để cơ quan nhà nước thực hiện sang tên cho bên mua.
Bảo vệ quyền lợi: Giúp hạn chế tối đa rủi ro tranh chấp giữa các bên trong tương lai.
Tính minh bạch: Thủ tục công chứng đảm bảo mọi thông tin được xác minh rõ ràng, minh bạch, phòng tránh các hành vi lừa đảo.
Thuận lợi khi vay vốn: Hợp đồng công chứng là điều kiện để ngân hàng giải ngân khoản vay khi mua chung cư.

Do đó, việc chuẩn bị kỹ giấy tờ công chứng mua bán chung cư là điều kiện tiên quyết để đảm bảo giao dịch suôn sẻ, đúng quy trình.

2. Giấy tờ cần cần chuẩn bị

2.1. Bên bán

Để chứng minh quyền sở hữu và tính hợp pháp của căn hộ, bên bán cần cung cấp những giấy tờ sau:

Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở (sổ hồng - bản chính): Là căn cứ pháp lý quan trọng nhất để chứng minh quyền sở hữu căn hộ.
CCCD/Hộ chiếu (bản gốc): Của tất cả các chủ sở hữu đứng tên trên sổ hồng.
Giấy đăng ký kết hôn (nếu đã kết hôn) hoặc Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (nếu độc thân): Cơ sở xác định tình trạng hôn nhân để xem tài sản có thuộc sở hữu chung hay không.
Sổ hộ khẩu (nếu có yêu cầu bổ sung): Trong một số trường hợp để đối chiếu thông tin nhân thân.
Giấy ủy quyền (nếu không trực tiếp ký hợp đồng): Nếu bên bán ủy quyền cho người khác thực hiện giao dịch, cần có giấy ủy quyền công chứng hợp pháp.
Văn bản giải chấp (nếu đang thế chấp): Nếu căn hộ đang thế chấp tại ngân hàng, cần có xác nhận giải chấp hoặc văn bản đồng ý bán từ ngân hàng.

2.2. Bên mua

Bên mua cũng cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cá nhân để đảm bảo quyền lợi sau khi hoàn tất công chứng:

CCCD/Hộ chiếu (bản gốc): Để xác minh nhân thân.
Giấy đăng ký kết hôn (nếu đã kết hôn) hoặc Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (nếu độc thân): Phục vụ mục đích xác định tài sản hình thành là sở hữu riêng hay chung.
Sổ hộ khẩu (nếu cần): Có thể hỗ trợ trong việc xác minh thông tin cư trú, nhân thân.
Giấy tờ của đồng sở hữu (nếu mua chung): Nếu mua cùng vợ/chồng hoặc người khác, cần có giấy tờ của tất cả bên đồng sở hữu.

Giấy tờ công chứng mua bán chung cư

>>> Tìm hiểu: Công chứng mua bán chung cư không sổ hồng: Xử lý như thế nào?

3. Các trường hợp khác

3.1. Trường hợp mua bán thông qua ủy quyền

Trong một số tình huống, một trong hai bên không thể trực tiếp đến ký hợp đồng và phải thông qua người được ủy quyền. Khi đó, cần bổ sung các giấy tờ sau:

Giấy ủy quyền đã được công chứng hợp pháp: Nội dung phải ghi rõ phạm vi ủy quyền, bao gồm quyền ký hợp đồng mua bán và nhận tiền (nếu có).
CCCD/Hộ chiếu của người được ủy quyền: Để đối chiếu và xác minh nhân thân khi công chứng viên thực hiện thủ tục.

Lưu ý: Một số văn phòng công chứng có thể yêu cầu người ủy quyền xác nhận thêm tình trạng sức khỏe, minh mẫn nếu giấy ủy quyền lập cách xa ngày giao dịch.

3.2. Trường hợp đồng sở hữu tài sản

Nếu căn hộ thuộc đồng sở hữu (ví dụ: vợ chồng, anh em hoặc nhóm đầu tư cùng mua), mọi bên đồng sở hữu đều cần có mặt và ký vào hợp đồng mua bán hoặc có giấy ủy quyền hợp pháp. Trong trường hợp tài sản là tài sản chung của vợ chồng, cần có:

Giấy đăng ký kết hôn.
Sự đồng ý bằng văn bản của cả hai bên vợ chồng.
CCCD của cả hai người.

Đối với trường hợp tài sản riêng trước hôn nhân, cần có giấy xác nhận tài sản riêng hoặc văn bản cam kết không tranh chấp.

4. Một số lưu ý khi chuẩn bị giấy tờ công chứng

Chuẩn bị giấy tờ bản chính và bản photo: Để văn phòng công chứng đối chiếu và lưu hồ sơ.
Kiểm tra thông tin: Thông tin cá nhân trên tất cả giấy tờ cần thống nhất tuyệt đối (họ tên, ngày sinh, số CCCD...)
Dịch thuật giấy tờ nước ngoài: Nếu sử dụng hộ chiếu hoặc giấy tờ nước ngoài, cần dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch.
Lên lịch hẹn trước: Một số văn phòng công chứng cần đặt lịch hẹn trước khi đến để đảm bảo không mất thời gian chờ đợi.
Mang đầy đủ giấy tờ gốc: Mọi bản sao chỉ có giá trị nếu có bản gốc đi kèm để đối chiếu.

5. Quy trình công chứng mua bán chung cư tại văn phòng công chứng

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ công chứng mua bán chung cư, quy trình công chứng diễn ra theo các bước sau:

Tiếp nhận hồ sơ: Công chứng viên kiểm tra giấy tờ của hai bên để đảm bảo đầy đủ và hợp lệ.
Soạn thảo hợp đồng: Văn phòng công chứng sẽ soạn hợp đồng mua bán theo mẫu chuẩn quy định của pháp luật.
Đọc lại và ký kết: Hai bên cùng đọc lại nội dung hợp đồng, xác nhận thông tin và ký tên.
Công chứng viên ký, đóng dấu: Hợp đồng được công chứng, đóng dấu đỏ và phát hành bản chính cho các bên.
Nộp thuế và sang tên: Sau công chứng, bên mua thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và hồ sơ sang tên tại cơ quan quản lý đất đai.

Giấy tờ công chứng mua bán chung cư

>>> Tìm hiểu: Thời gian công chứng mua bán chung cư mất bao lâu?

Kết luận

Việc chuẩn bị đầy đủ và đúng loại giấy tờ công chứng mua bán chung cư là yếu tố quyết định đến tính hợp pháp và tốc độ xử lý giao dịch. Chỉ cần thiếu một giấy tờ nhỏ cũng có thể khiến quá trình bị đình trệ hoặc phải dời lịch hẹn.

Nếu bạn không chắc mình cần chuẩn bị những gì, hãy để Văn phòng công chứng Nguyễn Việt Cường hỗ trợ. Với đội ngũ chuyên nghiệp, am hiểu pháp lý và thủ tục nhà đất, chúng tôi sẽ giúp bạn:

Kiểm tra hồ sơ, hướng dẫn chi tiết từng loại giấy tờ.
Soạn thảo hợp đồng chuẩn pháp luật.
Công chứng nhanh chóng, chính xác và bảo mật.
Hỗ trợ tận nơi, kể cả ngoài giờ và cuối tuần.

Liên hệ với chúng tôi qua số hotline 09.2424.5656 hoặc ghé thăm văn phòng trực tiếp để được hỗ trợ nhanh nhất.

>>> Xem thêm: Địa chỉ văn phòng công chứng được khách hàng đánh giá cao tại TP.HCM.

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN VIỆT CƯỜNG

Miễn phí công chứng tại nhà - Phục vụ 24/7

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Việt Cường: Thạc sĩ Luật học, nguyên là Giảng viên Trường Đại học Luật Hà Nội, Thẩm phán, Phó Chánh tòa Dân sự, Chánh tòa Lao động, Tòa án nhân dân tối cao. Ủy viên Hội đồng Thẩm phán Tòa án Nhân dân tối cao. Giảng viên kiêm chức đào tạo Luật sư và Thẩm phán của Học viện tư pháp.

Ngoài ra, chúng tôi có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.