Giấy ủy quyền làm ở UBND phường xã: Có đúng quy định không?

27/06/2025

Khi cần ủy quyền cho một người khác thực hiện công việc hoặc giao dịch, việc lập giấy ủy quyền là rất quan trọng. Một câu hỏi phổ biến mà nhiều người đặt ra là liệu giấy ủy quyền làm ở UBND phường xã có đúng quy định không? Hãy cùng phân tích rõ ràng vấn đề này, đồng thời cung cấp thông tin về quy trình chứng thực giấy ủy quyền tại UBND và các quy định pháp lý liên quan.

1. Giấy ủy quyền có cần chứng thực không?

Việc chứng thực giấy ủy quyền là một yếu tố then chốt để đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản. Nếu giấy ủy quyền không được chứng thực, nó sẽ khó có giá trị khi thực hiện giao dịch hoặc trong trường hợp xảy ra tranh chấp. Theo quy định hiện hành, có hai loại giấy ủy quyền:

Giấy ủy quyền miễn phí (không có thù lao và không liên quan đến chuyển nhượng quyền sở hữu tài sản): Trong trường hợp này, chỉ cần bên ủy quyền có mặt tại UBND; bên được ủy quyền không cần phải có mặt.
Giấy ủy quyền có thù lao (có nghĩa vụ bồi thường hoặc liên quan đến các tài sản): Cả hai bên cần phải có mặt và ký trực tiếp trước mặt nhân viên thực hiện chứng thực. Điều này nhằm đảm bảo tính minh bạch và xác thực của giao dịch.

2. Cơ sở pháp lý về chứng thực giấy ủy quyền tại UBND cấp xã

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, UBND cấp xã (gồm phường, thị trấn) có thẩm quyền chứng thực chữ ký, hợp đồng và văn bản trong nhiều trường hợp, bao gồm cả chứng thực giấy ủy quyền. Cụ thể, UBND có trách nhiệm:

Chứng thực bản sao từ bản chính.
Chứng thực việc ký tên trong các giấy tờ, văn bản.
Chứng thực hợp đồng ủy quyền trong các trường hợp theo quy định của pháp luật.

Điều thú vị là, theo Khoản 5 Điều 5 của Nghị định này, việc chứng thực không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực. Điều này có nghĩa là bạn hoàn toàn có thể tới UBND phường nơi bạn tạm trú để thực hiện việc chứng thực giấy ủy quyền, giúp tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc thực hiện các giao dịch.

3. Thủ tục chứng thực giấy ủy quyền tại UBND

Để chứng thực giấy ủy quyền tại UBND phường, xã, người yêu cầu cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Người yêu cầu cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

Giấy tờ tùy thân: Bản chính hoặc bản sao có chứng thực của Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người ủy quyền.
Giấy ủy quyền: Dự thảo giấy ủy quyền mà bạn muốn chứng thực, cần phải soạn thảo rõ ràng, cụ thể.
Nếu có tài sản liên quan: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hoặc tài sản khác (nếu là hợp đồng ủy quyền có liên quan đến tài sản).

Giấy ủy quyền làm ở UBND phường xã

>>> Tìm hiểu: Công chứng hợp đồng ủy quyền ở đâu cho an tâm?

Bước 2: Thực hiện chứng thực

Nộp hồ sơ: Người yêu cầu đến UBND xã, phường nơi cư trú để nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực. Lưu ý rằng nếu giấy ủy quyền có từ 02 trang trở lên, các trang phải được đánh số và có chữ ký của các bên.
Kiểm tra hồ sơ: Cán bộ chứng thực sẽ kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ. Nếu hồ sơ đầy đủ, người yêu cầu sẽ được yêu cầu ký vào giấy ủy quyền.
Chứng thực: Cán bộ ký và đóng dấu vào văn bản chứng thực.
Trả kết quả: Sau khi hoàn tất các bước, UBND sẽ trả bản giấy ủy quyền đã chứng thực cho người yêu cầu.

4. Các tình huống đặc biệt

Trong một số tình huống đặc biệt mà người yêu cầu không thể trực tiếp đến UBND để thực hiện chứng thực, UBND sẽ có những biện pháp hỗ trợ phù hợp nhằm đảm bảo quyền lợi cho những cá nhân gặp khó khăn như:

Chứng thực tại nơi cư trú: Nếu người yêu cầu vì lý do tuổi tác, tình trạng sức khỏe, hoặc các lý do khác không thể di chuyển đến UBND, cơ quan này sẽ tiến hành chứng thực tại địa điểm cư trú của người yêu cầu. Việc làm này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính thuận tiện cho những người không đủ khả năng đến nơi công cộng.
Yêu cầu về mặt của bên ủy quyền: Đối với giấy ủy quyền miễn phí, chỉ cần bên ủy quyền có mặt tại thời điểm chứng thực để ký. Tuy nhiên, đối với các trường hợp giấy ủy quyền có thù lao hoặc liên quan đến việc chuyển nhượng quyền sở hữu tài sản, thì yêu cầu bắt buộc cả hai bên phải có mặt để thực hiện chứng thực. Điều này nhằm đảm bảo rằng cả hai bên đều đồng ý với các điều khoản và điều kiện của giấy ủy quyền trước khi tiến hành giao dịch.

5. Giá trị pháp lý của giấy ủy quyền đã được chứng thực

Sau khi giấy ủy quyền được chứng thực tại UBND, giá trị pháp lý của nó sẽ được nâng cao một cách đáng kể. Theo quy định tại khoản 4 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực bởi UBND không chỉ xác nhận thời gian và địa điểm ký kết mà còn xác thực chữ ký của các bên tham gia trong giao dịch.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng nội dung chính của hợp đồng ủy quyền, bao gồm tính hợp pháp và đạo đức của các điều khoản, vẫn sẽ thuộc trách nhiệm của cả hai bên tham gia. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp hoặc không hài lòng về nội dung, các bên cần chủ động xử lý và giải quyết những vấn đề phát sinh nhằm đảm bảo quyền lợi của mình.

Giấy ủy quyền làm ở UBND phường xã

>>> Tìm hiểu: Ủy quyền lại và các quy định pháp lý cần biết.

Kết luận

Việc chứng thực giấy ủy quyền tại UBND phường xã là quy trình hoàn toàn hợp pháp và được pháp luật Việt Nam quy định một cách rõ ràng. Nếu bạn có nhu cầu chứng thực giấy ủy quyền, hãy chắc chắn thực hiện đúng theo các bước và quy trình để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.

Nếu bạn cần tư vấn thêm hoặc có bất kỳ câu hỏi nào về thủ tục công chứng - chứng thực, vui lòng liên hệ với Văn phòng công chứng Nguyễn Việt Cường qua số hotline 09.2424.5656 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất. Chúng tôi luôn sẵn sàng mang đến cho bạn dịch vụ công chứng chuyên nghiệp và nhanh chóng.

>>> Tìm hiểu: Thông tin cần biết về Ủy quyền định đoạt.

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN VIỆT CƯỜNG

Miễn phí công chứng tại nhà - Phục vụ 24/7

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Việt Cường: Thạc sĩ Luật học, nguyên là Giảng viên Trường Đại học Luật Hà Nội, Thẩm phán, Phó Chánh tòa Dân sự, Chánh tòa Lao động, Tòa án nhân dân tối cao. Ủy viên Hội đồng Thẩm phán Tòa án Nhân dân tối cao. Giảng viên kiêm chức đào tạo Luật sư và Thẩm phán của Học viện tư pháp.

Ngoài ra, chúng tôi có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.