Ai có quyền từ chối công chứng tài liệu? Giải đáp chi tiết

21/05/2025

Công chứng là một yếu tố thiết yếu trong hệ thống pháp lý, giúp đảm bảo tính hợp pháp của các tài liệu và giao dịch. Tuy nhiên, không phải tài liệu nào cũng đủ điều kiện để được công chứng, và việc có quyền từ chối công chứng là một vấn đề quan trọng. Bài viết này sẽ làm rõ ai có quyền từ chối công chứng tài liệu, các lý do từ chối cũng như quy trình cần thực hiện.

1. Khái quát về quy định công chứng

Công chứng tại Việt Nam được quy định bởi Luật Công chứng 2014 và các thông tư hướng dẫn thực hiện. Dưới đây là một số điểm cơ bản về quy định công chứng:

1.1. Định nghĩa công chứng

Công chứng có thể được định nghĩa là hoạt động do công chứng viên thực hiện, nhằm xác thực và chứng nhận tính hợp pháp của các tài liệu, hợp đồng và giao dịch trước khi chúng được sử dụng. Công chứng giúp cung cấp sự bảo đảm về mặt pháp lý và giảm thiểu tranh chấp giữa các bên.

1.2. Vai trò của công chứng viên

Công chứng viên là những cá nhân có thẩm quyền thực hiện công chứng và chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp lệ của các tài liệu công chứng. Họ có nhiệm vụ:

Đánh giá thông tin: Công chứng viên cần kiểm tra và xem xét các tài liệu để xác định tính hợp pháp, tính chính xác và sự đầy đủ của các thông tin trong tài liệu, hợp đồng.
Cung cấp thông tin pháp lý: Công chứng viên có thể tư vấn cho khách hàng về quyền và nghĩa vụ liên quan đến tài liệu mà họ muốn công chứng, từ đó giúp họ tránh được những sai phạm có thể xảy ra.

1.3. Khả năng từ chối công chứng

Mặc dù công chứng viên có quyền từ chối công chứng, việc này cần được thực hiện theo quy định pháp luật, đảm bảo quyền lợi cho các bên liên quan và tính minh bạch của quy trình công chứng.

2. Làm rõ vấn đề: Ai có quyền từ chối công chứng?

2.1. Công chứng viên

Công chứng viên có nghĩa vụ từ chối công chứng tài liệu khi gặp phải một số tình huống, bao gồm:

Tài liệu vi phạm pháp luật: Nếu tài liệu, hợp đồng hoặc giao dịch có nội dung trái với quy định pháp luật, công chứng viên không có quyền công chứng tài liệu đó. Ví dụ, nếu tài liệu liên quan đến một giao dịch bất hợp pháp (như kinh doanh ma túy), công chứng viên phải từ chối công chứng.
Đối tượng yêu cầu không đủ năng lực: Công chứng viên phải xác định xem liệu người yêu cầu công chứng có đủ năng lực hành vi dân sự hay không. Nếu người đó là trẻ vị thành niên hoặc bị mất năng lực hành vi do lý do sức khỏe (như tâm thần), công chứng viên sẽ từ chối.
Thiếu thông tin hoặc tài liệu cần thiết: Trường hợp người yêu cầu không cung cấp đủ giấy tờ cần thiết cho việc công chứng, công chứng viên có quyền từ chối công chứng. Ví dụ, nếu thiếu giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản đối với hợp đồng mua bán.

2.2. Các bên liên quan

Ngoài công chứng viên, các bên liên quan trong giao dịch cũng có quyền từ chối công chứng tài liệu:

Bên có quyền lợi liên quan: Nếu một bên trong hợp đồng (bên bán hoặc bên mua) không đồng ý với các điều khoản hoặc điều kiện của hợp đồng, họ có quyền từ chối ký kết và yêu cầu công chứng.
Người đại diện: Nếu người đại diện (như người ủy quyền) không đồng ý với các điều khoản trong giao dịch, hoặc cảm thấy hợp đồng không công bằng hoặc bất hợp lý, họ có quyền từ chối thực hiện giao dịch. Điều này bảo vệ quyền lợi của bên họ đại diện.

Ai có quyền từ chối công chứng tài liệu?

>>> Giải đáp: Có thể đòi lại hợp đồng mua bán đã công chứng hay không?

3. Lý do thường gặp khi từ chối công chứng

Công chứng viên và các bên liên quan có thể từ chối công chứng vì nhiều lý do khác nhau. Dưới đây là một số lý do phổ biến:

Vi phạm pháp luật: Nếu tài liệu, hợp đồng hoặc giao dịch có nội dung trái luật, công chứng viên không thể công chứng.
Thiếu thông tin cần thiết: Việc thiếu các giấy tờ như căn cước công dân, giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản hay tài liệu chứng minh quyền lợi sẽ khiến công chứng không được thực hiện.
Chưa xác minh được tính chính xác: Nếu công chứng viên không thể xác minh thông tin trong tài liệu, họ sẽ từ chối công chứng để tránh rủi ro pháp lý cho các bên.
Nội dung tài liệu không rõ ràng hoặc khó hiểu: Tài liệu với nội dung không rõ ràng hoặc có thể dẫn đến sự nhầm lẫn sẽ được từ chối để bảo vệ người yêu cầu và tránh tranh chấp sau này.

4. Quy trình từ chối công chứng

Khi công chứng viên hoặc bên liên quan quyết định từ chối công chứng, quy trình thực hiện cần tuân thủ:

Thông báo lý do từ chối: Công chứng viên phải thông báo rõ ràng lý do từ chối công chứng cho người yêu cầu. Việc này giúp họ hiểu lý do mà công chứng viên không thể thực hiện công chứng và tạo cơ hội để họ khắc phục tình hình.
Hướng dẫn bổ sung: Sau khi thông báo từ chối, công chứng viên cũng cần hướng dẫn người yêu cầu về các bước cần thực hiện để khắc phục vấn đề. Điều này có thể bao gồm:
- Đề xuất sửa đổi tài liệu để phù hợp với quy định pháp luật.
- Gợi ý các giấy tờ bổ sung cần thiết để tiến hành công chứng lần tiếp theo.
Ghi chép lại hồ sơ: Công chứng viên phải ghi chép lại toàn bộ quá trình từ chối trong hồ sơ công chứng. Thông tin này bao gồm lý do từ chối, thời gian từ chối và bất kỳ hướng dẫn nào đã được cung cấp. Việc này không chỉ bảo đảm tính minh bạch mà còn làm cơ sở cho công việc trong tương lai.

5. Một số lưu ý khi yêu cầu công chứng

Để tránh trường hợp bị từ chối công chứng, người yêu cầu cần nắm rõ một số lưu ý quan trọng, bao gồm:

Kiểm tra đầy đủ giấy tờ: Trước khi đến công chứng, người yêu cầu cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết. Điều này bao gồm các tài liệu liên quan đến tài sản, giấy xác nhận quyền sở hữu, và các giấy tờ cá nhân như chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.
Tìm hiểu về quy định pháp luật: Người yêu cầu nên tìm hiểu quy định pháp luật liên quan đến tài liệu mà họ cần công chứng. Việc này sẽ giúp họ tránh được những vi phạm không đáng có và đảm bảo rằng tài liệu mình muốn công chứng là hợp pháp.
Tham khảo ý kiến chuyên gia: Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về tính hợp lệ hoặc quy trình công chứng của tài liệu, người yêu cầu nên tham khảo ý kiến của luật sư hoặc chuyên gia pháp lý. Điều này sẽ giúp họ yên tâm và chuẩn bị tốt hơn cho quá trình công chứng.

Ai có quyền từ chối công chứng tài liệu?

>>> Tìm hiểu: Ký hợp đồng mua bán nhà đất: Tại UBND phường xã hay VPCC?

Kết luận

Việc xác định quyền từ chối công chứng tài liệu là rất cần thiết để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các cá nhân và tổ chức. Hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của công chứng viên cũng như quyền lợi của những bên liên quan trong giao dịch sẽ giúp bạn tránh được những rắc rối khi yêu cầu công chứng.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần tư vấn về các dịch vụ công chứng, hãy liên hệ với Văn phòng công chứng Nguyễn Việt Cường. Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ công chứng chuyên nghiệp, tận tâm và hiệu quả, giúp bạn nhanh chóng giải quyết các yêu cầu pháp lý liên quan đến công chứng. Hãy gọi ngay cho chúng tôi theo số hotline 09.2424.5656 hoặc ghé thăm văn phòng trực tiếp để được tư vấn tốt nhất!

>>> Cập nhật: Quy định mới về công chứng văn bản từ chối nhận di sản từ 01/07/2025.

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN VIỆT CƯỜNG

Miễn phí công chứng tại nhà - Phục vụ 24/7

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Việt Cường: Thạc sĩ Luật học, nguyên là Giảng viên Trường Đại học Luật Hà Nội, Thẩm phán, Phó Chánh tòa Dân sự, Chánh tòa Lao động, Tòa án nhân dân tối cao. Ủy viên Hội đồng Thẩm phán Tòa án Nhân dân tối cao. Giảng viên kiêm chức đào tạo Luật sư và Thẩm phán của Học viện tư pháp.

Ngoài ra, chúng tôi có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.