Hướng dẫn: Thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền và chứng thực chữ ký

28/06/2025

Trong các giao dịch dân sự, hợp đồng ủy quyền là công cụ quan trọng giúp các bên tham gia thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình một cách hợp pháp. Tuy nhiên, một hợp đồng ủy quyền muốn có giá trị pháp lý cần phải được công chứng. Ở đây, chúng ta sẽ hướng dẫn chi tiết về thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền và các bước chứng thực chữ ký liên quan.

1. Hợp đồng ủy quyền là gì?

Hợp đồng ủy quyền là sự thống nhất giữa hai bên, trong đó một bên (bên ủy quyền) giao quyền cho bên kia (bên được ủy quyền) thực hiện một hoặc nhiều công việc thay mặt cho mình.

Hợp đồng ủy quyền giúp cho việc thực hiện quyền lợi và nghĩa vụ trở nên dễ dàng và linh hoạt hơn, đặc biệt trong các trường hợp bên ủy quyền không thể trực tiếp tham gia vào quy trình.

1.1. Nội dung cơ bản của hợp đồng ủy quyền

Thông tin các bên: Đảm bảo thông tin đầy đủ và chính xác về họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước của những người tham gia.
Nội dung ủy quyền: Phải nêu rõ các công việc mà bên được ủy quyền được phép thực hiện, ví dụ như quyền mua bán bất động sản, ký các hợp đồng, thực hiện các giao dịch tài chính,...
Thời gian ủy quyền: Nêu rõ thời gian mà bên được ủy quyền có quyền thực hiện các công việc đã được ủy quyền, có thể là một khoảng thời gian xác định hoặc không xác định.

1.2. Các loại hợp đồng ủy quyền

Hợp đồng ủy quyền có trả phí: Bên ủy quyền trả phí cho bên được ủy quyền.
Hợp đồng ủy quyền không có trả phí: Bên ủy quyền và bên được ủy quyền thực hiện công việc vì lý do cá nhân, không có tài chính đi kèm.

2. Tại sao cần công chứng hợp đồng ủy quyền?

Việc công chứng hợp đồng ủy quyền rất quan trọng vì những lý do sau:

Đảm bảo tính pháp lý: Hợp đồng được công chứng sẽ có giá trị pháp lý, được các cơ quan nhà nước và bên thứ ba công nhận. Điều này giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên tham gia.
Xác thực thông tin: Công chứng viên có nhiệm vụ kiểm tra các thông tin trong hợp đồng cũng như danh tính của các bên, đảm bảo tất cả các bên đủ điều kiện về mặt pháp lý để tham gia ký kết hợp đồng.
Ngăn ngừa tranh chấp: Hợp đồng đã được công chứng không chỉ giúp ngăn ngừa các tranh chấp liên quan đến tính hợp pháp của hợp đồng mà còn là bằng chứng pháp lý quan trọng nếu có tranh chấp xảy ra.
Bảo vệ quyền lợi: Việc có một hợp đồng công chứng giúp bảo vệ quyền lợi cho bên ủy quyền và bên được ủy quyền trong các trường hợp pháp lý có thể xảy ra sau này.

Thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền

>>> Tìm hiểu: Bán đất bằng hợp đồng ủy quyền: Có hợp pháp không?

3. Thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền

Để thực hiện thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền, bạn cần làm theo các bước sau:

Bước 1: Soạn thảo hợp đồng ủy quyền:

Hợp đồng phải được soạn thảo một cách chính xác, rõ ràng và đầy đủ. Nên tham khảo các mẫu hợp đồng có sẵn để đảm bảo sự phù hợp với quy định pháp lý.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ cần thiết:

Các giấy tờ cần chuẩn bị bao gồm:

Giấy tờ tùy thân: Nên có bản sao chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước của cả hai bên.
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc các tài liệu khác liên quan nếu hợp đồng ủy quyền liên quan đến bất động sản.
Tài liệu chứng minh quyền lợi: Nếu có, bao gồm các hóa đơn, hợp đồng trước đây có liên quan.

Bước 3: Đặt lịch hẹn với văn phòng công chứng:

Nên đặt lịch hẹn với văn phòng công chứng để không phải chờ đợi. Điều này cũng giúp bạn có thể hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng và thuận lợi.

Bước 4: Đến văn phòng công chứng:

Cả hai bên cần đến văn phòng công chứng theo lịch hẹn cùng nhau để ký kết hợp đồng. Cũng cần chắc chắn rằng cả hai bên đều mang theo giấy tờ tùy thân.

Bước 5: Ký và công chứng hợp đồng:

Nhân viên công chứng sẽ kiểm tra hồ sơ, xác thực thông tin và sau đó yêu cầu các bên ký vào hợp đồng. Khi hợp đồng đã ký xong, công chứng viên sẽ lập biên bản công chứng và cấp giấy chứng nhận công chứng.

Bước 6: Nhận bản hợp đồng đã được công chứng:

Sau khi hoàn tất thủ tục công chứng, các bên sẽ nhận lại bản hợp đồng ủy quyền đã được công chứng. Hợp đồng này sẽ có dấu và chữ ký của công chứng viên, khẳng định tính hợp pháp của nó.

4. Chứng thực chữ ký trong hợp đồng ủy quyền

Chứng thực chữ ký là một bước quan trọng để xác nhận rằng chữ ký trên tài liệu là của người đã ký, đảm bảo sự minh bạch và hợp pháp cho giao dịch.

Chuẩn bị tài liệu cần chứng thực: Người yêu cầu chứng thực cần mang theo tài liệu có chữ ký (hợp đồng ủy quyền) và giấy tờ tùy thân như chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước.
Thực hiện chứng thực chữ ký: Đến văn phòng công chứng, người ký hợp đồng sẽ ký vào tài liệu trước mặt công chứng viên. Công chứng viên có trách nhiệm xác thực danh tính và chữ ký.
Nhận bản chứng thực: Sau khi hoàn tất chứng thực, người yêu cầu sẽ nhận được tài liệu đã được chứng thực chữ ký. Tài liệu này sẽ kèm theo ghi chú và chữ ký của Công chứng viên, đảm bảo tính pháp lý cho chữ ký.

Thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền

>>> Tìm hiểu: Hủy giấy ủy quyền: Những điều cần lưu ý để tránh rủi ro.

5. Những điều cần lưu ý khi thực hiện thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền

Kiểm tra thông tin: Trước khi đến công chứng, cả hai bên nên kiểm tra kỹ tất cả thông tin ghi trong hợp đồng, kèm theo giấy tờ xác thực để tránh sai sót.
Có thể nhờ sự tư vấn: Để đảm bảo hợp đồng ủy quyền tuân thủ đúng quy định pháp luật, bạn nên tham khảo ý kiến từ luật sư hoặc chuyên gia pháp lý có kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan.
Lưu trữ hợp đồng cẩn thận: Sau khi công chứng, cả hai bên nên giữ bản hợp đồng cẩn thận để có thể sử dụng khi cần, đặc biệt trong trường hợp tranh chấp phát sinh sau này.
Thời gian công chứng: Nên biết rằng thời gian để công chứng một hợp đồng ủy quyền thường dao động từ khoảng 30 phút đến 1 giờ tùy thuộc vào khối lượng công việc và cơ quan công chứng mà bạn lựa chọn.

Kết luận

Việc thực hiện thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền và chứng thực chữ ký là rất cần thiết để bảo đảm quyền lợi hợp pháp của các bên trong các giao dịch dân sự.

Nếu bạn cần sự hỗ trợ và tư vấn chuyên nghiệp trong quá trình công chứng, hãy liên hệ với Văn phòng công chứng Nguyễn Việt Cường qua số hotline 09.2424.5656 hoặc đến văn phòng trực tiếp. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn thực hiện các thủ tục công chứng một cách nhanh chóng và an toàn. Đội ngũ nhân viên của chúng tôi sẽ đảm bảo rằng mọi giao dịch của bạn đều được thực hiện một cách hợp pháp và minh bạch.

>>> Hướng dẫn thực hiện: Mẫu hợp đồng ủy quyền toàn phần chuẩn theo quy định.

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN VIỆT CƯỜNG

Miễn phí công chứng tại nhà - Phục vụ 24/7

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Việt Cường: Thạc sĩ Luật học, nguyên là Giảng viên Trường Đại học Luật Hà Nội, Thẩm phán, Phó Chánh tòa Dân sự, Chánh tòa Lao động, Tòa án nhân dân tối cao. Ủy viên Hội đồng Thẩm phán Tòa án Nhân dân tối cao. Giảng viên kiêm chức đào tạo Luật sư và Thẩm phán của Học viện tư pháp.

Ngoài ra, chúng tôi có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.