Trong thời đại công nghệ số hiện nay, việc thực hiện các giao dịch và thủ tục giấy tờ đã trở nên thuận tiện hơn rất nhiều. Một trong những bước tiến quan trọng là việc công chứng giấy tờ online, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức di chuyển. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước đơn giản để thực hiện công chứng giấy tờ online.
1. Công chứng online là gì?
Công chứng online là quá trình thực hiện các hoạt động công chứng thông qua các nền tảng trực tuyến, giúp cho người dùng dễ dàng xác nhận tính hợp pháp của tài liệu mà không cần phải đến tận văn phòng công chứng. Theo Nghị định 45/2020/NĐ-CP, công chứng online bao gồm:
- Xác thực chữ ký số: Các tài liệu điện tử sẽ được xác thực bằng chữ ký số, đảm bảo tính xác thực và bảo mật.
- Chứng thực văn bản điện tử: Văn bản được chứng thực từ các tài liệu bản gốc, tạo sự tiện lợi cho người sử dụng trong các giao dịch pháp lý.
Việc áp dụng công nghệ trong quy trình công chứng được coi là một bước đi tất yếu để giảm thiểu thời gian và tạo sự linh hoạt cho người dân.
2. Lợi ích của việc công chứng online
Dưới đây là một số lợi ích nổi bật khi lựa chọn công chứng giấy tờ online:
- Tiết kiệm thời gian: Công chứng online cho phép bạn thực hiện quy trình ngay tại nhà mà không cần phải đi lại, xếp hàng hay chờ đợi. Điều này đặc biệt hữu ích trong những khoảng thời gian bận rộn hoặc khi bạn cần xử lý nhiều hồ sơ một cách nhanh chóng.
- Giảm chi phí: Không chỉ tiết kiệm thời gian, công chứng giấy tờ online còn giúp bạn tiết kiệm chi phí, như chi phí di chuyển, in ấn giấy tờ. Nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ công chứng online với mức giá hợp lý, cạnh tranh.
- Linh hoạt về thời gian: Bạn có thể truy cập dịch vụ công chứng bất kỳ lúc nào. Điều này có nghĩa là bạn không bị ràng buộc bởi giờ làm việc của văn phòng công chứng truyền thống.
- Bảo mật thông tin: Các dịch vụ công chứng online áp dụng các phương thức bảo mật cao, như mã hóa dữ liệu và hệ thống xác thực mạnh mẽ, nhằm đảm bảo an toàn thông tin cá nhân của bạn.
>>> Xem thêm: Photo công chứng ở đâu? Hướng dẫn chi tiết về địa điểm và quy trình.
3. Có thể thực hiện công chứng online được không?
Hiện tại, theo quy định tại khoản 1 Điều 48 Luật Công chứng năm 2014, việc công chứng online trong nhiều trường hợp cụ thể vẫn là điều không khả thi. Người yêu cầu và các bên liên quan cần ký trước mặt công chứng viên để đảm bảo tính hợp pháp và năng lực hành vi dân sự của các bên.
3.1. Các trường hợp không thể công chứng online
- Hợp đồng và giao dịch lớn: Đối với các hợp đồng quan trọng như mua bán bất động sản hoặc giao dịch vay vốn, các bên cần phải ký kết trước mặt công chứng viên. Việc này nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên và đảm bảo sự minh bạch trong các giao dịch tài chính lớn.
- Tài liệu yêu cầu ký trực tiếp: Nhiều tài liệu pháp lý yêu cầu chữ ký trực tiếp của người liên quan để đảm bảo tính xác thực. Điều này có thể bao gồm các di chúc, thỏa thuận ly hôn, hay giao dịch tài sản lớn.
3.2. Có ngoại lệ nào không?
Một số tài liệu có thể thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Cụ thể, chính phủ đã cho phép chứng thực bản sao điện tử cho một số tài liệu không yêu cầu chữ ký trực tiếp, nhờ vào việc áp dụng các công nghệ mới nhằm vận hành quy trình này nhanh nhất có thể.
3.3. Xu hướng trong tương lai
Dù hiện tại không phải tất cả các giao dịch đều có thể thực hiện online, việc áp dụng công nghệ vào dịch vụ công chứng là xu hướng phát triển tất yếu. Các cơ quan pháp lý đang dần có những thay đổi nhằm tạo điều kiện cho người dân thực hiện giao dịch một cách thuận tiện hơn.
4. Dự kiến quy định về công chứng online trong tương lai
Tương lai có thể thấy sự mở rộng của công chứng online. Bộ Tư pháp đang xem xét dự thảo sửa đổi, bổ sung các quy định cho phép công chứng online trong tương lai. Đây là những bước đi quan trọng, có thể tạo ra nhiều lợi ích cho người sử dụng.
4.1. Các quy định mới về công chứng online
- Tiếp nhận hồ sơ từ xa: Theo dự thảo, sẽ có khả năng tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng từ xa thông qua Email, tin nhắn hoặc các ứng dụng trực tuyến. Điều này sẽ giúp các bên hoàn toàn có thể gửi hồ sơ mà không mất công di chuyển.
- Ký công chứng bằng chữ ký số: Công chứng viên có thể ký công chứng thông qua chữ ký số, giúp quy trình thực hiện diễn ra nhanh chóng và bảo mật hơn.
4.2. Các thủ tục hỗ trợ
- Thủ tục đóng phí: Theo dự thảo, các thủ tục thanh toán phí công chứng cũng sẽ được thực hiện online, giúp giảm thiểu sự không tiện lợi cho khách hàng khi phải thanh toán trực tiếp tại cơ sở.
- Giải thích các quyền và nghĩa vụ: Công chứng viên sẽ có nghĩa vụ giải thích rõ ràng quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý cho các bên liên quan thông qua hình thức trực tuyến.
4.3. Lợi ích từ quy định mới
Khi các quy định này được thông qua, người dân sẽ dễ dàng thực hiện các giao dịch chưa cần gặp mặt trực tiếp, đồng thời bảo đảm quyền lợi pháp lý cho các bên bằng những quy trình rõ ràng và minh bạch.
>>> Xem thêm: Tìm hiểu chi tiết Quy định pháp luật về công chứng hợp đồng.
5. Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính
Từ ngày 22/5/2020, Chính phủ đã cho phép thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Dưới đây là quy trình thực hiện chứng thực online:
- Đặt lịch hẹn trực tuyến:
- Truy cập vào Cổng Dịch vụ Công Quốc gia.
- Chọn menu "Dịch vụ công nổi bật."
- Tìm thủ tục "Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản."
- Lựa chọn UBND cấp xã hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện để đặt lịch hẹn.
- Chọn loại giấy tờ cần chứng thực và đặt ngày, giờ hẹn.
- Nhận mã lịch hẹn và thông báo qua SMS.
- Tải tài liệu lên hệ thống:
- Chọn loại giấy tờ cần chứng thực.
- Tải tài liệu lên hệ thống theo yêu cầu.
- Đến cơ quan chứng thực:
- Đến cơ quan đã đăng ký theo lịch hẹn, mang theo các giấy tờ bản chính và tài liệu cần chứng thực.
- Nộp lệ phí theo quy định để nhận kết quả.
- Nhận giấy tờ đã chứng thực:
- Nếu bạn có tài khoản Dịch vụ Công Quốc gia: Kết quả sẽ được gửi vào tài khoản của bạn.
- Nếu không có tài khoản: Kết quả sẽ được gửi qua email mà bạn đã cung cấp.
6. Những điều cần lưu ý khi chứng thực online
Khi thực hiện chứng thực online, hãy lưu ý những điểm sau để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ:
6.1. Thời gian xử lý
Thời gian xử lý thường: Quy trình chứng thực online thường diễn ra nhanh chóng, nhưng thời gian có thể biến động tùy theo từng cơ quan. Thông thường, thời gian xử lý không vượt quá 02 ngày làm việc. Tuy nhiên, bạn nên chuẩn bị trước để không bị ràng buộc bởi thời gian.
6.2. Kiểm tra tính hợp lệ
Trước khi sử dụng các giấy tờ chứng thực online, bạn nên:
- Kiểm tra với cơ quan có thẩm quyền: Trước khi sử dụng giấy tờ đã chứng thực online, luôn kiểm tra tính hợp lệ của tài liệu tại cơ quan có thẩm quyền. Điều này đảm bảo chứng thực của bạn có giá trị pháp lý thực sự.
- Sử dụng trang web chính thức: Khi có thắc mắc về quy trình hoặc xác thực thông tin, truy cập vào các trang web chính thức của nhà nước và cơ quan chức năng để đảm bảo thông tin bạn nhận được là chính xác.
6.3. Đảm bảo an toàn thông tin
- Bảo mật thông tin cá nhân: Khi sử dụng dịch vụ chứng thực online, hãy chú ý đến việc bảo vệ thông tin cá nhân của bạn. Đảm bảo rằng bạn đang sử dụng dịch vụ của đơn vị uy tín có chính sách bảo mật rõ ràng.
- Lưu trữ tài liệu an toàn: Sau khi hoàn tất quá trình chứng thực, đảm bảo rằng tài liệu đã chứng thực được bảo quản một cách an toàn, tránh trường hợp bị mất hoặc sử dụng không đúng mục đích.
6.4. Chuẩn bị hồ sơ tốt nhất
Bạn nên chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác và rõ ràng để hạn chế trường hợp bị từ chối hoặc chậm trễ trong quá trình chứng thực online. Hãy đọc kỹ hướng dẫn trên website của cơ quan nơi bạn thực hiện chứng thực để nắm rõ yêu cầu cần có.
>>> Xem thêm: Chi phí công chứng các loại hợp đồng theo mức thu phí mới nhất.
Kết luận
Công chứng giấy tờ online sẽ dần trở thành một phương thức thuận tiện cho người dân, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng tính linh hoạt trong các giao dịch.
Nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ công chứng uy tín và đáng tin cậy, hãy liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Việt Cường. Chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ công chứng nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp. Hãy gọi ngay cho chúng tôi theo số hotline 09.2424.5656 hoặc ghé thăm văn phòng để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất!
>>> Xem thêm: Có được công chứng nhiều lần trên một hợp đồng hay không?
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN VIỆT CƯỜNG
Miễn phí công chứng tại nhà - Phục vụ 24/7
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Việt Cường: Thạc sĩ Luật học, nguyên là Giảng viên Trường Đại học Luật Hà Nội, Thẩm phán, Phó Chánh tòa Dân sự, Chánh tòa Lao động, Tòa án nhân dân tối cao. Ủy viên Hội đồng Thẩm phán Tòa án Nhân dân tối cao. Giảng viên kiêm chức đào tạo Luật sư và Thẩm phán của Học viện tư pháp.
Ngoài ra, chúng tôi có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 184 Dương Bá Trạc, phường 2, quận 8, Thành phố Hồ Chí Minh
- Hotline/Zalo: 09.2424.5656
- Email: ccnguyenvietcuong@gmail.com
Tin liên quan
